Como cadastrar e gerenciar uma turma

Sumário

1- Contexto
2 - Rotina de como cadastrar uma nova turma
   2.1 - Como cadastrar uma nova Etapa
   2.2 - Como cadastrar um novo Parâmetro
   2.3 - Como cadastrar uma nova turma
      2.3.1 - Organização curricular
      2.3.2 - Horário
3 - Como consultar uma turma
4 - Outras funcionalidades na aba de “Gerenciar Turmas”

1- Contexto

Índice

Neste artigo, vamos demonstrar como cadastrar e configurar uma nova turma, detalhando cada regra e característica que envolvem esta rotina. As instruções a seguir servem tanto para as turmas regulares quanto para a de BNCC do Novo Ensino Médio.

2 - Rotina de como cadastrar uma nova turma

Índice

O processo de criação de uma nova turma pode incluir também a criação de uma nova etapa e de novos parâmetros. Vamos aprender sobre como realizar cada passo dessas etapas,  e por fim, como cadastrar uma nova turma no sistema.

2.1- Como cadastrar uma nova Etapa

Neste campo será possível verificar as etapas ativas, clicando na opção “Ativos” e as desativadas, clicando na opção de “Inativos”. Dessa forma, mesmo que a etapa não esteja sendo usada, ainda será possível observá-la em seu sistema.

Acompanhe o passo a passo sobre como cadastrar uma nova etapa:

1. Acesse em “Secretaria”;
2. Clique em “Turmas”;
3. Clique na aba de “Etapas”;
4. Clique no botão de “Nova Etapa”;
5. Preencha com as informações:

• • A - Título;
  • B - Clique em “Clique aqui para adicionar um novo registro”;
  • C - Preencha os dados:

• • • Nome da etapa;
    • Data de início;
    • Data final;
    • Valor;
    • Média;
    • Peso.
•  
  • D - Clique em “Salvar”.

6. Clique no ícone de edição para observar as informações cadastradas nessa etapa criada.
7. Caso queira excluir alguma das etapas, clique no ícone da lixeira. 

• • A - Clique em “Sim” para confirmar a ação.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Pontos de atenção: 

1. O período (início e término) das etapas deve ser MENOR ou IGUAL ao período da turma. 
2. Mesmo que os campos de VALOR e MÉDIA não sejam obrigatórios, eles influenciam no módulo acadêmico e devem ser preenchidos. Por exemplo, é através desses dois campos que o sistema terá referência para a visualização das notas dos alunos abaixo da média na Planilha de Resultados. Clique aqui e saiba como acessar a Planilha de Resultados;
3. Caso já existam etapas criadas em outra turma, é possível reutilizá-las, mas para que as etapas já existentes sejam listadas neste campo, o seu período deve ser MENOR ou IGUAL ao período de duração da turma.

2.2- Como cadastrar um novo Parâmetro

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Esta aba abrangerá todas as informações necessárias para serem cadastradas nos parâmetros. Acompanhe o passo a passo:

1. Acesse em “Secretaria”;
2. Clique em “Turmas”;
3. Clique na aba de “Parâmetros”;
4. Clique em “Novo Parâmetro”;
5. Preencha as informações:

• • A - Nome do parâmetro;
  • B - Ciclo letivo: “Anual” ou “Semestral”
  • C - Defina se será possível concluir a matrícula sem o financeiro criado: Entre “Sim” ou “Não”;
  • D - Defina o número de casas decimais na nota;
  • E - Defina o número de etapas;
  • F - Calcular o percentual de faltas:
    • Por disciplina: Se reprovar por falta, o sistema irá calcular o percentual de faltas olhando para cada matéria individualmente;
    • Por série/módulo: O sistema irá calcular o percentual de faltas de todas as matérias, efetuando a média delas. Mantendo assim, o aluno aprovado em casos onde ele possua mais de 75% de presença na turma.
•  
  • G - Defina a quantidade de reprovações que permitem RPP;
  • H - Escolha o valor total do ano letivo;
  • I - Valor total para aprovação;
  • J - Valores totais do semestre 1 e do semestre 2;
  • K - Valor total para a aprovação após recuperação final 1 e para a 2;
  • L - Defina o número de dias após o término da última etapa em Liberar situação acadêmica.

6. Clique em “Salvar”;
7. Caso queira excluir algum dos parâmetros, clique no ícone da lixeira. 

• • A - Clique em “Sim” para confirmar a ação.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Ponto de atenção:

1. O RPP, ou Regime de progressão parcial é o que chamamos de “dependência”, onde algumas instituições adotam essa opção como forma ofertar aos alunos que reprovaram em uma ou duas matérias, de seguir em sua turma regular e no contraturno estudar novamente nas disciplinas que ficaram repetentes. 

2.3- Como criar uma nova turma

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Acompanhe o passo a passo para criar uma nova turma:

1. Acesse em “Secretaria”;
2. Clique em “Turmas”;
3. Em “Gerenciar Turmas”, clique em “Nova turma”;
4. Preencha as informações:

• • A - Descrição (nome da turma);
  • B - Unidade;
  • C - Curso:
    • Ao depender do curso selecionado, o campo de parâmetro poderá ser liberado ou não. Pois, nem todo curso será de parâmetro semestral (Ex: Turmas de educação infantil). Essa informação é definida no momento da criação do curso, no campo de “Nível”. Para saber mais, acesse o artigo correspondente;

• • D - Série/módulo;
  • E - Sigla;
  • F - Turno;
  • G - Início;
  • H - Término;
  • I - Número de vagas;
  • J - Horário (opcional);
  • K - Defina se será turma de RPP;
  • L - Defina o parâmetro.

5. Clique em “Salvar”;
6. Após preencher todas as informações, selecione a etapa;
7. Defina qual será o calendário acadêmico escolhido;
8. Para a Matrícula Online (caso possua essa opção): 
   • • A - No campo Permitir, selecione qual processo online essa turma vai ser disponibilizada. Se desejar não disponibilizar, deixe a opção “nenhum” selecionada.
       
       
     • B - Já em Contrato, selecione o arquivo a ser disponibilizado no final do processo. 

• • • • Para haver opções a serem vinculadas, a instituição deve possuir relatórios personalizados com essa finalidade.

9. Clique em “Salvar”.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Ponto de atenção: 

1. A alteração do parâmetro só poderá acontecer no momento da criação da turma e durante o período em que não haja alunos matriculados nela. Ao realizar essa alteração, automaticamente  o campo de etapas ficará em branco para que seja cadastrada de acordo com o novo parâmetro selecionado. Lembre-se sempre de salvar as informações;
2. Em caso de dúvidas sobre como cadastrar um curso, acesse o artigo correspondente “Como cadastrar um curso”;
3. O calendário acadêmico deve ser maior ou igual ao período da turma, para ser listado. Caso tenha dúvidas sobre como cadastrar o calendário acadêmico, verifique o artigo clicando neste link.
4. A opção de “Matrícula Online” será utilizada caso seja realizada a contratação. Em caso de dúvidas sobre como configurar a matrícula online, verifique o artigo “Como configurar a matrícula on-line”.

2.3.1 - Organização curricular

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Após cadastrar todas as informações da turma, o campo de organização curricular será atualizado e nele será necessário informar os professores de cada disciplina. Sem isso, o sistema não criará os diários. Então, é muito importante concluir essa etapa do cadastro da turma.

Para informar os professores de cada matéria, siga as instruções abaixo: 

1. Acessando a turma, clique em Organização curricular;
2. Identifique a coluna “PROFESSOR(A)”;
3. Clique no espaço em branco e selecione o professor referente a cada matéria.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.3.2  - Horário

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O cadastro do horário influenciará no lançamento das aulas. Por isso, será necessário informar o horário de início e de final. 

Siga o passo a passo para cadastrar o horário na turma:

1. Acessando a turma, clique em Horário;
2. Clique em “Clique aqui para adicionar um novo horário e pressione enter para confirmar”;
3. Preencha os horários de início e término, e selecione as disciplinas para cada dia da semana nos períodos correspondentes;
4. Ao preencher, basta dar enter que o sistema salvará as novas informações.

3 - Como consultar uma turma

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Nas turmas que foram criadas em uma versão mais antiga e que estão em andamento no sistema, continuará aparecendo a aba de “parâmetros” na turma e junto dela, também terá a opção de configuração de “parâmetro”, porém ambas estarão desativadas para edição.

Estes campos servirão apenas para visualização, pois a partir das novas atualizações, os parâmetros poderão ser editados em um campo especialmente para eles. Confira mais sobre os parâmetros no item 2.1.

Acompanhe o passo a passo atual de como consultar uma turma:

1. Acesse em “Secretaria”;
2. Clique em “Turmas”;
3. Observe todas as turmas, com o indicativo se estão:

• • • Em andamento;
    • A iniciar;
    • Finalizadas.

4. Clique em Filtrar para buscar as turmas desejadas. Preencha as informações:

• • A - Situação da turma;
  • B - Ano;
  • C - Unidade;
  • D - Turmas.

5. Clique em “Filtrar”;
6. Clique no ícone indicando os alunos

• • A - Será possível observar os alunos matriculados na turma correspondente;

7. Clique no ícone de edição para editar a turma;
8. Clique no ícone da lixeira caso queira excluir a turma;

• • A - Clique em “Sim” para confirmar essa ação.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

4 - Outras funcionalidades na aba de “Gerenciar Turmas”

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Além de cadastrar os parâmetros, etapas e turmas, nesta rotina também é possível realizar algumas ações e gerar relatórios das turmas. Para entender mais, acompanhe as informações a seguir:

1. Acesse em “Secretaria”;
2. Clique em “Turmas”;
3. Clique na aba de “Gerenciar Turmas”;
4. Clique em “Ações” e nelas estarão disponíveis as seguintes opções:

• • • Dividir turma: Utilizada para caso queira dividir uma turma que tenha muitos alunos. Para saber, mais acesse o artigo correspondente;
    • Replicar turma: Nesta opção é possível replicar diversas turmas de uma só vez para o ano posterior. Para saber, mais acesse o artigo correspondente;
    • Limpar pré-matrículas: Todas as pré-matrículas ou reservas da instituição serão excluídas do sistema. Para saber mais, acesse o artigo correspondente;
    • Rematricular Alunos em Massa: Usado para realizar a rematrícula de muitos alunos ao mesmo tempo em uma turma. Para saber mais, acesse o artigo correspondente;
    • Matricular Alunos nas disciplinas em Massa: Realiza a matrícula em massa de vários alunos nas diversas disciplinas. Para saber mais, acesse o artigo correspondente.

5. Clique em “Relatório” para gerar os seguintes dados das turmas filtradas:

• • • Ementas;
    • Ficha de Turma;
    • Horário Escolar - Lista;
    • Horário Escolar - Sem professor;
    • Horário Escolar - Uma turma por Página;
    • Lista de Turma;
    • Lista Turmas - Unidade Escolar.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Caso ainda esteja com alguma dúvida, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!