Cadastro e matrícula de novos alunos

Sumário

1- Contexto
2 - Cadastro de novos alunos
   2.1 - Verificação prévia
   2.2 - Cadastro de novo aluno
      2.2.1 - Dados do aluno
      2.2.2 - Dados dos responsáveis
      2.2.3 - Anotações Gerais
3 - Matriculando um novo aluno
4 - Gerando o financeiro do aluno
   4.1 - Gerando mensalidade
   4.2 - Gerando cobrança de outros serviços
5 - Matriculando o aluno nas disciplinas
6 - Aba “Observações”
7 - Aba “Documentos”
8 - Saúde e Atestados
   8.1 - Registrando informações médicas do aluno
   8.2 - Registrando atestado médico
9 - Portaria

1 - Contexto

Índice

Neste artigo vamos mostrar como gerenciar a aba de matrícula, desde o cadastro do novo aluno até a matrícula completa do mesmo.  

2 - Cadastro de novos alunos

Índice

2.1 - Verificação prévia

Antes de cadastrar um novo aluno, verifique na ferramenta “FILTRO” se já existe um cadastro do mesmo (caso ele tenha ingressado na instituição escolar anteriormente). Desta forma, evita-se cadastrar o aluno mais de uma vez na sua base de dados.

Para verificar se o cadastro do aluno existe, siga o passo a passo abaixo:

1. No sistema Escolaweb, clique em “Secretaria”; 
2. Selecione a opção “Matrícula”;
3. Clique em “Filtrar”;
4. Preencha o filtro com o nome completo do aluno;
5. Clique em “Filtrar”.  

Caso não retorne nenhum dado, significa que o aluno não está de fato  matriculado. Neste caso, siga para o cadastro do aluno. 

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.2 - Cadastro de novo aluno

Para cadastrar um novo aluno siga os passo a passo abaixo:

2.2.1 - Dados do aluno:

1. No sistema Escolaweb, clique em “Secretaria” 
2. Selecione a opção “Matrícula”
3. Preencha os seguintes dados obrigatórios:
   • • A - Data de nascimento
     • B - Nome 
     • C - Endereço 
     • D - Sexo
     • E - Bairro

Observação: Existem outras informações que podem ser adicionadas ao cadastro do aluno, e quanto mais completo o cadastro, melhor para sua base de dados. 

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2.2.2 - Dados dos responsáveis

Após preencher os dados do aluno, preencha os dados do responsável seguindo as orientações abaixo:

1. Na tela de nova matrícula, clique em “Filiação 1 (Mãe)”
2. Preencha os dados pessoais do responsável.

O único dado obrigatório desta rotina é o nome completo. O CPF não é um dado obrigatório, porém recomendamos que sempre faça o seu preenchimento, pois facilitará no processo de matrícula. 

Observação : O preenchimento dos dados na aba “Filiação 2 (Pai)” é opcional. Caso opte por preencher esta aba, basta seguir as mesmas instruções da aba “Filiação 1 (Mãe)”.

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2.2.3 - Anotações Gerais

Nesta aba é possível inserir informações adicionais sobre o aluno, como informações financeiras e acadêmicas. 

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Importante: Após preencher todos os dados do aluno e dos responsáveis, clique em “Salvar” para concluir o cadastro do novo aluno. 

3 - Matriculando um novo aluno

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Após realizar o cadastro de um novo aluno, o sistema vai mostrar a janela para iniciar a matrícula do aluno cadastrado.
Caso tenha dúvidas de como realizar o cadastro do aluno, verifique o 2 - Cadastro de novos alunos.
Siga as orientações abaixo para realizar a matrícula: 

1. Na tela de matrícula clique em “Nova matrícula”
2. Informe os seguintes dados obrigatórios:
   
   
   • • A - Ano letivo
     • B - Unidade 
     • C - Curso 
     • D - Turma 
     • E - Situação
       
       
3. Informe se o primeiro filiado (Mãe) é o contratante ou se será o segundo filiado (Pai) 
4. Informe se o primeiro filiado (Mãe) é o responsável acadêmico ou se será o segundo filiado (Pai) 
5. Dados informados, clique em “Salvar”

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Observação 1: Para inserir o RESPONSÁVEL FINANCEIRO, é necessário que o cadastro do aluno tenha o número de CPF do contratante informado.

Observação 2: É possível cadastrar um contratante responsável com um outro parentesco, para isso basta seguir as instruções abaixo: 

1. Em contratante, no campo de parentesco clique no Botão (+).
2. Informe o CPF do responsável;
3. Clique em “Prosseguir”; 
4. Informe o nome do responsável e as informações que desejar;
5. Clique em “Salvar”. 

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4 - Gerando o financeiro do aluno

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Para gerar o financeiro do aluno, siga as instruções abaixo:

4.1 - Gerando mensalidade

1. Acesse em Secretaria;
2. Clique em Matrícula;
3. Filtre o aluno desejado;
4. Clique em “Financeiro”;
5. Em “Nova cobrança”, clique em “Mensalidade” ;
6. Selecione a tabela de preço; 
7. Clique em Prosseguir”; 
8. Verifique a simulação das parcelas; 
9. Clique em “Gerar cobrança”.

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4.2 - Gerando cobrança de outros serviços

1. Acesse em Matrícula;
2. Clique em “Financeiro”;
3. Clique em “Nova cobrança” e em “Taxas e outros serviços”; 
4. Selecione a “Taxa/serviço”;
5. Selecione o tipo de cobrança; 
6. Se a cobrança for bancária selecione a conta, se for interna avance para o próximo passo;
7. Selecione a quantidade de parcelas. 
8. Clique em “Gerar Cobranças”;
9. Escolha entre sim ou não para imprimir o boleto das cobranças geradas.

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5 - Matriculando o aluno nas disciplinas

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Para cadastrar o aluno nas disciplinas, siga o passo a passo abaixo:

1. Na tela de matrícula clique em “Disciplinas”; 
2. Selecione as disciplinas em que o aluno deverá ser matriculado;
3. Clique em “Matricular”.

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Observação: É possível matricular os alunos em massa nas disciplinas, basta seguir as orientações do artigo “Matriculando os alunos em massa nas disciplinas”.

6 - Aba “Observações”

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Nesta aba você pode inserir informações adicionais sobre o aluno, como dados financeiros, e de matrícula. Para inserir uma observação, siga o passo a passo abaixo: 

1. Acesse em “Secretaria”;
2. Clique em “Matrícula” e filtre o aluno;
3. Clique em “Observação” para observar as ações feitas na matrícula;
4. Escreva o que desejar no campo “Observação”;
5. Selecione o assunto da observação:

• • • Matrícula;
    • Financeiro - geral;
    • Financeiro - cobrança.

6. Clique em “Inserir”.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

7 - Aba “Documentos”

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Nesta aba é possível controlar a entrega da documentação solicitada ao aluno, como visualizar os documentos e aprovar ou reprovar o envio.

1. Acessando a matrícula do aluno, clique em “Documentos”;
2. Para adicionar ou registrar um novo documento, clique em “Novo” e escolha dentre as opções:

• • • Adicionar Novo Documento;
    • Registrar emissão de documentos.

3. Para excluir alguma solicitação, selecione a que deseja;
4. Clique em “Excluir Selecionados”;
5. Em “Enviar E-mail” e clicando em “Enviar e-mail de cobrança para os selecionados”, é possível enviar e-mail de cobrança para os documentos selecionados;
6. Em “Relatórios” é possível gerar dois tipos de documentos:

• • • Carta de documentos pendentes;
    • Lista de documentos pendentes.

7. Para atualizar o status dos documentos, marque-os e clique em “Atualizar Documentos”;
8. Caso queira manter disponível a solicitação e o documento no portal do aluno, deixe a opção “Visível Portal” ativada;
9. É possível acompanhar a situação de entrega de cada documento através no campo “Situação”;
10. Através dos ícones é possível realizar as seguintes ações:

• • • Ícone do Olho: Onde é possível visualizar o documento;
    • Ícone de Importar arquivo: Onde é possível importar os documentos;
    • Ícone de Download: Onde é possível realizar o download do arquivo;
    • Ícone da Carta: Utilizado para enviar e-mail de cobrança dos documentos.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

8 - Saúde e Atestados

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Nesta aba você poderá incluir os dados médicos e as declarações do aluno.

8.1 - Registrando informações médicas do aluno 

Para registrar uma informação sobre condições médicas, informe os seguintes dados do aluno:

• • • Tipo sanguíneo 
    • Plano de saúde
    • Hospital alergias 
    • Cuidado especial 
    • É portador de necessidades especiais? se sim, quais?
    • O aluno é avaliado através de nota?

Observação: Os campos acima não são obrigatórios, desta forma podem ficar em branco caso não se aplique ao aluno em questão.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

8.2 - Registrando atestado médico

1. Dentro da matrícula, clique em “Saúde e atestado”;
2. Acesse o campo “Gerenciar atestados”;
3. Da descrição, clique em “Clique aqui para adicionar um novo atestado”;
4. Faça uma descrição do atestado; 
5. Informe o Protocolo, caso queira;
6. Informe a data de início; 
7. Informe a quantidade de dias de atestado;  
8. Após informar o número de dias, o sistema calcula automaticamente a data do término;
9. Dê enter no teclado para salvar o atestado.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

9 - Portaria

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Na aba “Portaria” é possível informar o número do cartão de entrada da escola (se houver), além de gerenciar o controle de pessoas autorizadas a buscar o aluno na escola. 

1. Na matrícula do aluno, acesse em “Portaria”;
2. Caso a escola possua cartão de entrada, insira as informações:

• • A - Número do cartão;
  • B - Portaria de saída.

3. Preencha as informações com os dados das pessoas autorizadas a retirar o aluno da escola:

• • A - Nome da pessoa autorizada;
  • B - Tratamento/parentesco;
  • C - Documento;
  • D - Número de documento;
  • E - Celular;
  • F - Telefone.

4. Clique em “Salvar”;
5. Para excluir algum dos responsáveis, clique no ícone da lixeira e em “Sim” para confirmar a ação;
6. Clique em “Imprimir” para imprimir a lista de pessoas autorizadas a retirar o aluno.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Caso ainda esteja com alguma dúvida, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!