Integração Escolaweb x Isaac

Sumário

1- Contexto

2 - Homologação da conta 
   2.1 - Criação da conta
   2.2 -  Criando parcelas
      2.2.1 -  Criando parcelas individuais
      2.2.2 -  Criando parcelas em massa 

3 - Gerenciando parcelas
   3.1 - Gerenciando as parcelas criadas
   3.2 - Gerando parcela na plataforma Isaac
      3.2.1 - Possíveis erros ao criar uma parcela
   3.3 - Status das parcelas
      3.3.1 - Status “Não sincronizada”
      3.3.2 - Status “Cancelada”
      3.3.3 - Status “Bloqueada”
      3.3.4 - Status “Inconsistente”
      3.3.5 - Status “Ativo”
   3.4 - Cancelamento de parcela 
   3.5 - Identificador Externo

4- Visualização de Boletos
   4.1 - Visualização de boletos cancelados
   4.2 - Visualização de boletos cancelados

1 - Contexto

Índice

A Isaac é uma empresa que ao fechar um contrato com uma escola, passa a ser responsável pelas cobranças. Na prática, a Isaac compra produtos da escola (Como boletos de mensalidades), garantindo assim que ela receba o valor referente a estes produtos, e o responsável financeiro realiza os pagamentos diretamente a Isaac. 

Neste artigo vamos verificar como homologar uma conta Isaac e gerenciar as parcelas criadas no sistema.

 2 - Homologação da conta

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2.1 - Criação da conta

Para criar uma conta Isaac, abra o sistema Escolaweb e siga o passo a passo abaixo: 

1. No menu lateral esquerdo clique em “Cadastros”;
2. Clique em “Contas”;
3. Clique em “Nova Conta”;
4. Clique em “Conta corrente digital”
5. No campo “Banco” selecione a conta da Isaac; 
6. Insira um nome para a conta; 
7. Informe a data; 
8. Informe o saldo inicial; 
9. Clique em Salvar.

Observação: Os campos “Banco” “Nome da Conta” e “Saldo Inicial” são obrigatórios pois impactam em relatórios.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.2 -  Criando parcelas

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É possível criar as parcelas para um aluno individual e em massa, siga os passo a passo abaixo de acordo com sua necessidade: 

2.2.1 -  Criando parcelas individuais 

1. No menu lateral clique em “Secretaria”
2. Clique em Matrícula;
3. Clique no filtro; 
4. Filtre o aluno pelo número de matrícula, ou clique nos 3 pontos para filtrar pelo nome;
   
   
   • • A - Escreva o nome do aluno no campo em branco caso tenha optado por este recurso. (Caso tenha optado por filtrar pela matrícula, pule para o passo 5 ); 
     • B - Clique em “Buscar”;
     • C - Selecione o cliente;
     • D - Clique em “Selecionar”;
     • E - De volta à tela anterior, clique em “Filtrar”.

5. Na página de matrícula do aluno selecionado, clique em “Financeiro”
6. Clique em “Nova Cobrança”;
7. Selecione “Mensalidade” ou “Taxa e Outros Serviços”; Veja abaixo como configurar cada opção:
   
   Mensalidade:
   
   • • A - Escolha a tabela de preço desejada;
     • B - Insira a conta da Isaac;
     • C - Informe o número de parcelas que vão ser geradas;
     • D - Informe a data do primeiro vencimento;
     • E - Defina o valor das parcelas;
     • F - Clique em “Prosseguir”;
     • G - Confira a simulação e  depois clique em “Gerar Cobranças".

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Taxa e Outros Serviços:

1. Informe qual a Taxa/Serviço;
2. O valor das parcelas;;
3. No campo cobrança, selecione a opção Bancária;
4. No campo “Conta” selecione a conta Isaac;
5. Informe a data do 1° vencimento”;
6. Informe a quantidade de parcelas"
7. Verifique a simulação e clique em “Gerar cobranças”.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.2.2 -  Criando parcelas em massa 

Para gerar o financeiro em massa com uma conta Isaac, abra o sistema Escolaweb e siga as instruções abaixo: 

1. No menu lateral, clique em Financeiro;
2. Clique em “Alterações em massa”; 
3. Clique em “Ações”;
4. Selecione “Gerar financeiro em massa”
5. Informe os seguintes dados: 
   • • Ano Letivo
     • Unidade
     • Curso
     • Turma
     • Centro de receita
6. Selecione a tabela de preço 
7. Selecionar a conta isaac;
8. Informe a quantidade de parcelas
9. Informe a primeira data de vencimento 
10. Informe o valor das parcelas. 
11. Selecione os alunos da turma; 
12. Clique em prosseguir.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3 - Gerenciando parcelas

3.1 - Gerenciando as parcelas criadas

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Para gerenciar as parcelas criadas, Siga as instruções abaixo:

1. No menu lateral, clique em “Financeiro”;
2. Clique em “Gerenciar boletos”;
3. Clique em “Remessa digital;
4. Clique em “Filtrar”; 
5. Selecione a conta Isaac;
6. Selecione os centros de receita desejados;
7. Selecione o período das datas de vencimento desejado.
8. Clique em “Filtrar”.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.2 - Gerando parcela na plataforma Isaac

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Assim que a parcela é criada, é necessário informar a Isaac, de forma que se isso não ocorrer, a mesma não será registrada. 

Para Informar a criação da parcela, siga as instruções abaixo: 

1. Na tela de gerenciamento de parcelas, selecione as parcelas que deseja ativar; 
2. Clique em “Gerar/Alterar parcelas”.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Observação: Para verificar como acessar a tela de gerenciamento, basta verificar o tópico 3.1.

3.2.1 - Possíveis erros ao criar uma parcela

Os erros ao criar uma parcela, geralmente estão relacionados com a falta de informação no cadastro do aluno. Abaixo podemos verificar quais as informações necessárias para a criação de uma parcela. 

São necessárias as  seguintes informações do responsável:

• • Email
  • Telefone/celular
  • CPF
  • Cidade
  • Rua
  • Estado
  • CEP

Também é preciso seguir as seguintes regras: 

• • O valor da parcela não pode ser zerado (100% de desconto)
  • O vencimento da parcela tem que ser superior a data atual
  • A parcela não pode conter mais de 3 descontos
  • Tipo configurado obrigatório (MENSALIDADE / MATRÍCULA)
  • Produto Isaac obrigatório

Caso falte uma ou mais informações, ou uma regra da lista não seja cumprida, o sistema automaticamente vai acusar um erro, e a tarefa não será concluída. 

3.3 - Status das parcelas

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As parcelas podem ter os seguintes status/situação: 

• • Não sincronizada
  • Cancelada 
  • Bloqueada
  • Inconsistente
  • Ativo 
  • Pago

3.3.1 - Status “Não sincronizada”

Assim que as parcelas são geradas, o status primário é “Não sincronizada”. Isso ocorre pois é necessário informar a Isaac que a parcela foi gerada. Para verificar como realizar este procedimento, verifique o tópico acima "3.2 - Gerando parcela na plataforma Isaac".

3.3.2 - Status “Cancelada”

Quando uma parcela se encontra com status “Cancelada” quer dizer que a mesma foi descontinuada pelo administrador. Para verificar como cancelar uma parcela e outras informações sobre parcelas canceladas, verifique o tópico "3.4 - Cancelamento de parcelas".

3.3.3 - Status “Bloqueada”

O status bloqueado é inserido em uma parcela do aluno quando o mesmo tem parcelas do ano anterior em aberto, ou quando o aluno tem pendências com o pagamento de matrícula. Se o aluno tem uma ou mais parcelas com o status bloqueado, não é possível gerar novas parcelas até que as pendências sejam quitadas. 

3.3.4 - Status “Inconsistente”

Ao tentar criar uma parcela e algum erro for apresentado o status apresentado pode ser “Inconsistente”. Neste caso a parcela não foi criada, e é necessário repetir o processo de criação da mesma. 

Ao realizar o processo de criação novamente, o sistema vai automaticamente buscar a informação se a parcela foi criada ou não. Se não foi criada , o sistema vai gerar a parcela,  se já foi gerada, ele só vai trocar o status para “Ativo” e informar o ID externo.

Para verificar os possíveis erros que possam ocorrer na criação da parcela, verifique o tópico 3.2.1 - Possíveis erros ao criar parcelas.

3.3.5 - Status “Ativo”

Se a parcela se encontra com o status “Ativo” quer dizer que a comunicação com a Isaac foi feita corretamente e a mesma se encontra ativa no sistema. 

3.4 - Cancelamento de parcela

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Para realizar o cancelamento de uma parcela siga as instruções abaixo:

1. No menu lateral, clique em “Financeiro”;
2. Clique em “Gerenciar boletos”;
3. Clique em “Remessa digital;
4. Clique em “Filtrar”; 
5. Selecione a conta Isaac;
6. Selecione os centros de receita desejados;
7. Selecione o período das datas de vencimento desejado.
8. Clique em “Filtrar”
9. Selecione as parcelas desejadas; 
10. Clique em “Cancelar parcelas”;
11. Digite “Eu confirmo” para prosseguir com o cancelamento;
12. Clique em “Ok”

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Ao realizar um cancelamento, todas as parcelas subsequentes também vão ser canceladas. As parcelas anteriores não são canceladas, independente do seu status. 

É possível ativar uma parcela  cancelada, porém ao realizar esta ação as parcelas subsequentes que foram canceladas automaticamente, não são ativadas também. 

Gerar uma parcela que foi cancelada não significa reativa-la. Ao realizar este processo, o que ocorre é a criação de uma parcela totalmente nova para a plataforma Isaac, não tendo relação com sua existência anterior. Desta forma, a parcela terá também um Identificador externo novo. 

Exemplo: 

Ao realizar o cancelamento da parcela de mensalidade do mês 05 de um aluno, todas as mensalidades até o mês 12 vão ser canceladas também. 

Após o cancelamento de todas as mensalidades a partir do mês 05, se ativarmos uma parcela específica ( A do mês 07, por exemplo) Somente a parcela escolhida será ativada.  

Desta forma, se for preciso ativar várias parcelas canceladas, é necessário realizar o processo manualmente uma por vez, ou gerar novas parcelas para aquele aluno. 

3.5 - Identificador Externo

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O Identificador externo é o código de identificação da parcela na Issac. Este código é único, destinado a cada uma das parcelas. É com o ID externo que a Isaac consegue verificar informações relacionadas a uma parcela específica. 

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

4- Visualização de Boletos

4.1 - Visualização de boletos ativos

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Para visualizar os boletos referentes a uma parcela, siga as informações abaixo: 

1. No menu lateral, clique em “Financeiro”;
2. Clique em “Gerenciar boletos”;
3. Clique em “Remessa digital;
4. Clique em “Filtrar”; 
5. Selecione a conta Isaac;
6. Selecione os centros de receita desejados;
7. Selecione o período das datas de vencimento desejado.
8. Clique em “Filtrar”
9. Identifique a parcela desejada;
10. Na coluna Boleto, clique em Visualizar.  

Após realizar este processo, você será redirecionado a um link externo e será possível visualizar o boleto. 

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

4.2 - Visualização de boletos cancelados

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É possível visualizar um boleto cancelado, basta seguir o passo a passo do tópico anterior.

A diferença entre um boleto ativo e um boleto cancelado é que o segundo terá uma tarja informando que o arquivo visualizado é referente a um boleto cancelado. 

Caso ainda esteja com alguma dúvida, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!