Integração Escolaweb x Educbank

Sumário

1- Contexto
2 - Criação da conta Educbank
   2.1 - Configurações
   2.2 - Gerenciando as parcelas criadas
3 - Criação de fatura na conta Educbank
   3.1 - Cancelando as parcelas padrão
   3.2 - Cancelando as faturas criadas

1 - Contexto

Índice

A Educbank é uma empresa que ao fechar um contrato com uma instituição, passa a ser responsável pelas cobranças. Na prática, a Educbank compra produtos da escola (Como boletos de mensalidades), garantindo assim que ela receba o valor referente a estes produtos, e o responsável financeiro realiza os pagamentos diretamente para a Educbank. 

Neste artigo você aprenderá tudo sobre a rotina da plataforma Educbank no Escolaweb.

2 - Criação da conta Educbank

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Após adquirir os serviços da Educbank e possuir o token de acesso correspondente, siga para o passo a passo abaixo para cadastrar sua conta.

Acompanhe as instruções para aprender como criar sua conta Educbank no sistema Escolaweb.

1. Acesse em “Cadastros”;
2. Clique em “Contas”;
3. Clicando em “Nova conta”, escolha a opção de “Conta corrente - integração API”;
4. Clique a opção do “Educbank”;
5. Preencha o nome da conta;
6. Defina a data do saldo inicial;
7. Escolha o saldo inicial;
8. Clique em “Salvar”;
9. Após salvar as informações, clique na opção “Configurar Integração”;
10. Primeiramente acesse em “Configurar chaves de acesso”

• • A - Insira a chave de Acesso/Token disponibilizado pela Educbank;
  • B - Insira o URL da API do Educbank.

11. Siga para a aba de “Configurar cursos” onde acontece o vínculo com a Educbank

• • A - Em “Curso” é o que está cadastrado na instituição;
  • B - Em “Nível de ensino” é o que está cadastrado na Educbank.

12. Ainda na aba de “Configurar cursos”, defina qual nível corresponderá para cada curso da instituição;
13. Clique em “Salvar” e feche a aba;
14. Clique em “Salvar” para finalizar o processo.

Ao finalizar este passo a passo, a conta já está apta a ser utilizada. E a partir deste ponto já será possível gerenciar as parcelas criadas.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.1 - Configurações

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Através dessa opção é possível configurar a conta para que seja Educbank. Acompanhe o passo a passo para entender melhor sobre essa rotina.

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Gerenciar boletos”;
3. Clique em “Faturas”;
4. Clique em “Configurações”;
5. Em “Conta”, defina a conta Educbank desejada;
6. Caso queira, altere também o desconto e multa.

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2.2 - Gerenciando as parcelas criadas

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 Siga as instruções abaixo para entender mais sobre como gerenciar os seus boletos:

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Gerenciar boletos”;
3. Clique em “Remessa digital”;
4. Em “Filtrar”, preencha as informações:

• • A - Conta;
  • B - Centro de receita;
  • C - Data do vencimento até a data final;

5. Clique em “Filtrar” para gerar as informações;
6. Na tela ficará disponível as informações;
7. No campo de “Situação” poderá ocorrer os seguintes retornos:

• • “Não sincronizada”: A parcela existe apenas no sistema escolaweb e ainda não foi enviada para a plataforma da Educbank;
  • “Ativa”: A parcela foi criada na plataforma da Educbank e está ativa;
  • “Cancelada”: A parcela foi criada na Educbank, porém ela se encontra cancelada;
  • “Paga”: A parcela está paga (tanto no sistema Escolaweb, quanto na Educbank);
  • “Pagamento duplicado”: A parcela foi liquidada tanto manualmente no Escolaweb, quanto na Educbank;
  • “Inconsistente”: Caso ocorra algum contratempo durante a criação da parcela, aparecerá esse status. Com isso, o sistema da Escolaweb irá verificar se mesmo com esse retorno, a parcela existe na Educbank. Se existir, o nosso sistema irá correlacionar as informações das duas plataformas. Caso não exista, será necessário tentar novamente o processo de criação da conta.

8. Clicando no campo de “Boleto” será possível visualizá-lo. (Como ilustrado ao final do carrossel de imagens).

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3 - Criação de fatura na conta Educbank

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A partir dessa opção será possível liberar a permissão na configuração de fatura para contas da Educbank.

Antes de iniciar esse processo, é necessário que a conta da Educbank já esteja devidamente criada no Escolaweb. Em caso de dúvidas, confira no item 2 sobre como criar a conta Educbank.

Com a conta criada e todos os dados corretamente cadastrados, siga para as instruções:

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Gerenciar Boletos”
3. Na aba de “Fatura” clique em “Fechar fatura”;
4. Preencha as informações no “Filtro para fechamento da fatura”:

• • A - Unidade;
  • B - Centro de receita;
  • C - Competência;
  • D - Clique em “Simular valor de lote” para confirmar o valor;
  • E - Curso;
  • F - Turma;
  • G - Data do vencimento.

5. Atente-se as informações de “Agrupamento” e “Geração Fatura”: Ao selecionar uma conta Educbank no campo de “Configuração de fatura”, o campo de agrupamento estará pré-definido para agrupar por matrícula;
6. Escolha se o fechamento será mensal e defina o dia do vencimento. Caso não opte pelo mensal, preencha também a competência correspondente;
7. Defina qual centro de receita será utilizado;
8. Clique em “Avançar”;
9. Nesta tela é possível visualizar as matrículas com faturas abertas. Clique em “+” para ver mais detalhes;
10. Marque o aluno que deseja fechar a fatura;
11. Clique em “Avançar”;
12. Clique em “Fechar Faturas”;
13. Ao gerar o lote, clique em “Fechar” para fechar a aba;
14. Ainda em Gerenciar Boletos, clique em “Remessa Digital”;
15. Clique em “Filtrar” e preencha as informações:

• • A - Selecione a Conta Educbank na qual foram feitas as faturas;
  • B - Selecione o Centro de Receita;
  • C - Preencha com a data de vencimento.

16. Clique em “Filtrar”;
17. Seleciona uma ou mais parcelas que foram criadas;
18. Clique em “Gerar/Alterar Parcelas(s)” para gerar a parcela na Educbank;

Feito isso, essa ação fará com que todos os itens correlacionados a essa parcela sejam migrados para a plataforma da Educbank.

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3.1 - Cancelando as parcelas padrão

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Caso tenha criado uma parcela única e queira cancelá-la, siga o passo a passo abaixo.

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Gerenciar Boletos”;
3. Acesse a aba de “Remessa Digital”;
4. Selecione a parcela padrão com situação “Ativa”;
5. Clique em “Cancelar Parcela(s)”;
6. Para confirmar a ação, clique em “Sim”;
7. Clique em “Ok” para fechar a janela.

Dessa forma a parcela estará cancelada no sistema.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.2 - Cancelando faturas criadas na conta Educbank

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Ao criar sua fatura na conta Educbank, fica impossibilitada a opção de cancelá-la diretamente no sistema. Pois, a fatura se trata de um compilado de parcelas, e por isso, é necessário cancelar primeiramente através da plataforma da Educbank. 

Após realizar esse cancelamento pela plataforma, se torna possível seguir para concluir essa ação em seu sistema Escolaweb.

Acompanhe a rotina de como efetuar a ação de cancelar a sua fatura:

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Gerenciar Boletos”;
3. Acesse a aba de “Remessa Digital”;
4. Marque a fatura que deseja cancelar;
5. Clique em “Cancelar Parcela(s)”;
6. Clique em “Sim” para confirmar a ação”;
7. Clique em “Ok” para fechar a janela;
8. Na tela apresentará a fatura cancelada e agora será possível cancelar também em nosso sistema;
9. Na aba de “Faturas”, clique no lote correspondente;
10. Selecione a fatura e clique em “Cancelar Fatura”;
11. Clique em “Sim” para confirmar a ação. E feche a janela.

Feito isso, o processo de exclusão da fatura estará concluído.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Caso ainda esteja com alguma dúvida, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!