Sumário
1- Contexto
2 - Criação da conta Educbank
2.1 - Configurações
2.2 - Gerenciando as parcelas criadas
3 - Criação de fatura na conta Educbank
3.1 - Cancelando as parcelas padrão
3.2 - Cancelando as faturas criadas
1 - Contexto
A Educbank é uma empresa que ao fechar um contrato com uma instituição, passa a ser responsável pelas cobranças. Na prática, a Educbank compra produtos da escola (Como boletos de mensalidades), garantindo assim que ela receba o valor referente a estes produtos, e o responsável financeiro realiza os pagamentos diretamente para a Educbank.
Neste artigo você aprenderá tudo sobre a rotina da plataforma Educbank no Escolaweb.
2 - Criação da conta Educbank
Após adquirir os serviços da Educbank e possuir o token de acesso correspondente, siga para o passo a passo abaixo para cadastrar sua conta.
Acompanhe as instruções para aprender como criar sua conta Educbank no sistema Escolaweb.
- Acesse em “Cadastros”;
- Clique em “Contas”;
- Clicando em “Nova conta”, escolha a opção de “Conta corrente - integração API”;
- Clique a opção do “Educbank”;
- Preencha o nome da conta;
- Defina a data do saldo inicial;
- Escolha o saldo inicial;
- Clique em “Salvar”;
- Após salvar as informações, clique na opção “Configurar Integração”;
- Primeiramente acesse em “Configurar chaves de acesso”
-
- A - Insira a chave de Acesso/Token disponibilizado pela Educbank;
- B - Insira o URL da API do Educbank.
- Siga para a aba de “Configurar cursos” onde acontece o vínculo com a Educbank
-
- A - Em “Curso” é o que está cadastrado na instituição;
- B - Em “Nível de ensino” é o que está cadastrado na Educbank.
- Ainda na aba de “Configurar cursos”, defina qual nível corresponderá para cada curso da instituição;
- Clique em “Salvar” e feche a aba;
- Clique em “Salvar” para finalizar o processo.
Ao finalizar este passo a passo, a conta já está apta a ser utilizada. E a partir deste ponto já será possível gerenciar as parcelas criadas.
Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
2.1 - Configurações
Através dessa opção é possível configurar a conta para que seja Educbank. Acompanhe o passo a passo para entender melhor sobre essa rotina.
- Acesse em “Financeiro”;
- Clique em “Gerenciar boletos”;
- Clique em “Faturas”;
- Clique em “Configurações”;
- Em “Conta”, defina a conta Educbank desejada;
- Caso queira, altere também o desconto e multa.
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2.2 - Gerenciando as parcelas criadas
Siga as instruções abaixo para entender mais sobre como gerenciar os seus boletos:
- Acesse em “Financeiro”;
- Clique em “Gerenciar boletos”;
- Clique em “Remessa digital”;
- Em “Filtrar”, preencha as informações:
-
- A - Conta;
- B - Centro de receita;
- C - Data do vencimento até a data final;
- Clique em “Filtrar” para gerar as informações;
- Na tela ficará disponível as informações;
- No campo de “Situação” poderá ocorrer os seguintes retornos:
-
- “Não sincronizada”: A parcela existe apenas no sistema escolaweb e ainda não foi enviada para a plataforma da Educbank;
- “Ativa”: A parcela foi criada na plataforma da Educbank e está ativa;
- “Cancelada”: A parcela foi criada na Educbank, porém ela se encontra cancelada;
- “Paga”: A parcela está paga (tanto no sistema Escolaweb, quanto na Educbank);
- “Pagamento duplicado”: A parcela foi liquidada tanto manualmente no Escolaweb, quanto na Educbank;
- “Inconsistente”: Caso ocorra algum contratempo durante a criação da parcela, aparecerá esse status. Com isso, o sistema da Escolaweb irá verificar se mesmo com esse retorno, a parcela existe na Educbank. Se existir, o nosso sistema irá correlacionar as informações das duas plataformas. Caso não exista, será necessário tentar novamente o processo de criação da conta.
- Clicando no campo de “Boleto” será possível visualizá-lo. (Como ilustrado ao final do carrossel de imagens).
Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
3 - Criação de fatura na conta Educbank
A partir dessa opção será possível liberar a permissão na configuração de fatura para contas da Educbank.
Antes de iniciar esse processo, é necessário que a conta da Educbank já esteja devidamente criada no Escolaweb. Em caso de dúvidas, confira no item 2 sobre como criar a conta Educbank.
Com a conta criada e todos os dados corretamente cadastrados, siga para as instruções:
- Acesse em “Financeiro”;
- Clique em “Gerenciar Boletos”
- Na aba de “Fatura” clique em “Fechar fatura”;
- Preencha as informações no “Filtro para fechamento da fatura”:
-
- A - Unidade;
- B - Centro de receita;
- C - Competência;
- D - Clique em “Simular valor de lote” para confirmar o valor;
- E - Curso;
- F - Turma;
- G - Data do vencimento.
- Atente-se as informações de “Agrupamento” e “Geração Fatura”: Ao selecionar uma conta Educbank no campo de “Configuração de fatura”, o campo de agrupamento estará pré-definido para agrupar por matrícula;
- Escolha se o fechamento será mensal e defina o dia do vencimento. Caso não opte pelo mensal, preencha também a competência correspondente;
- Defina qual centro de receita será utilizado;
- Clique em “Avançar”;
- Nesta tela é possível visualizar as matrículas com faturas abertas. Clique em “+” para ver mais detalhes;
- Marque o aluno que deseja fechar a fatura;
- Clique em “Avançar”;
- Clique em “Fechar Faturas”;
- Ao gerar o lote, clique em “Fechar” para fechar a aba;
- Ainda em Gerenciar Boletos, clique em “Remessa Digital”;
- Clique em “Filtrar” e preencha as informações:
-
- A - Selecione a Conta Educbank na qual foram feitas as faturas;
- B - Selecione o Centro de Receita;
- C - Preencha com a data de vencimento.
- Clique em “Filtrar”;
- Seleciona uma ou mais parcelas que foram criadas;
- Clique em “Gerar/Alterar Parcelas(s)” para gerar a parcela na Educbank;
Feito isso, essa ação fará com que todos os itens correlacionados a essa parcela sejam migrados para a plataforma da Educbank.
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3.1 - Cancelando as parcelas padrão
Caso tenha criado uma parcela única e queira cancelá-la, siga o passo a passo abaixo.
- Acesse em “Financeiro”;
- Clique em “Gerenciar Boletos”;
- Acesse a aba de “Remessa Digital”;
- Selecione a parcela padrão com situação “Ativa”;
- Clique em “Cancelar Parcela(s)”;
- Para confirmar a ação, clique em “Sim”;
- Clique em “Ok” para fechar a janela.
Dessa forma a parcela estará cancelada no sistema.
Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
3.2 - Cancelando faturas criadas na conta Educbank
Ao criar sua fatura na conta Educbank, fica impossibilitada a opção de cancelá-la diretamente no sistema. Pois, a fatura se trata de um compilado de parcelas, e por isso, é necessário cancelar primeiramente através da plataforma da Educbank.
Após realizar esse cancelamento pela plataforma, se torna possível seguir para concluir essa ação em seu sistema Escolaweb.
Acompanhe a rotina de como efetuar a ação de cancelar a sua fatura:
- Acesse em “Financeiro”;
- Clique em “Gerenciar Boletos”;
- Acesse a aba de “Remessa Digital”;
- Marque a fatura que deseja cancelar;
- Clique em “Cancelar Parcela(s)”;
- Clique em “Sim” para confirmar a ação”;
- Clique em “Ok” para fechar a janela;
- Na tela apresentará a fatura cancelada e agora será possível cancelar também em nosso sistema;
- Na aba de “Faturas”, clique no lote correspondente;
- Selecione a fatura e clique em “Cancelar Fatura”;
- Clique em “Sim” para confirmar a ação. E feche a janela.
Feito isso, o processo de exclusão da fatura estará concluído.
Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
Caso ainda esteja com alguma dúvida, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!
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