Como preparar o arquivo de remessa dos boletos?Olá! Vamos aprender a gerenciar as faturas no Escolaweb?
Se preferir, temos a explicação em vídeo ao final da página! 💙
Antes de começar! Se for a sua primeira vez gerenciando faturas em nosso sistema, você precisará antes CONFIGURAR a rotina com as características de sua fatura.
Sendo assim, comece acessando FINANCEIRO > GERENCIAR BOLETOS > CONFIGURAÇÕES.
⚠️Observação: Essa configuração será utilizada para vinculo na etapa do fechamento da fatura, por isso, é necessário muita atenção. 😉
Nas configurações, é possível utilizar 2 tipos de cobrança de faturas, cobrança bancária e cobrança interna.
Edite a configuração existente se houver ou clique no espaço em branco para adicionar uma nova configuração:
Informe a descrição, se será cobrança bancária ou não interna e vincule o formato de descontos, juros e multas, para salvar, clique sempre em ENTER.
Com a configuração de fatura realizada, clique em FECHAR FATURA para realizar o agrupamento dos boletos.
ETAPA 1: Dados para o FECHAMENTO DAS FATURAS
Passo 1:
Preencha os dados do Filtro para Fechamento da Fatura. Selecione seus agrupamentos, filtre o mês desejado em competência, preencha o vencimento e clique em Simular Valor do Lote para o sistema te informar o Total (R$) apurado.
Passo 2:
Em Agrupamento, defina como serão agrupadas as cobranças:
- Agrupar por responsável: Irá gerar um único boleto, com várias parcelas de alunos que possuem o mesmo responsável financeiro (ex.: quem tem mais de um filho);
- Agrupar por aluno: Irá gerar um único boleto agrupando todas as parcelas que o aluno possui de acordo com o filtro principal realizado.
- Por último, há a opção Não Agrupar, caso você não queira separar as parcelas confirma as opções acima.
Passo 3:
A Geração da Fatura, é o momento em que você irá vincular a configuração de fatura anteriormente criada.
⚠️Observação: Caso você tenha dúvidas com relação a opção de configuração que irá selecionar, é muito importante voltar a etapa de CONFIGURAÇÕES e conferir os dados das opções criadas.
Passo 4:
Se o fechamento for mensal, assinale a caixinha e informe o dia de fechamento. Se o fechamento necessitar de uma data personalizada, preencha o dia no calendário do Vencimento das Faturas e a Competência da Fatura Gerada.
⚠️Observação: É importante se atentar a todas os campos que estão com "*" , pois sem preenchê-los não será possível seguir adiante.
Passo 5:
Escolha qual centro de receita você vai usar na sua fatura:
- Usar centro de receita da fatura configurada (Padrão): significa que permanecerá o mesmo definido no início do cadastro da Configurações que foi selecionada;
- Manter centro de receita da parcela: significa que permanecerá o mesmo centro de receita, original das parcelas criadas.
Tudo certo? Clique em AVANÇAR e vamos para a próxima etapa!
ETAPA 2: Marque a (s) fatura (s) que deseja fechar
Clique no "+" para visualizar a listagem das parcelas, em seguida assinale as faturas que deseja gerar.
⚠️Observação: Não há necessidade de selecionar TODOS, você pode ticar apenas os que desejar realizar o fechamento de faturas.
Marque as faturas desejadas e clique em AVANÇAR.
ETAPA3: Finalização
Clique em FECHAR FATURAS e o sistema vai gerar o LOTE, como no exemplo abaixo:
Após concluir a geração do lote, clique em FECHAR. Será aberta uma segunda tela, caso o fechamento de fatura tenha sido a partir de uma conta bancária.
Leia atentamente a informação e aperte OK para confirmar.
Para preparar o arquivo de remessa, orientamos esse passo a passo:
Como preparar o arquivo de remessa dos boletos?
Pronto, o fechamento das faturas foi finalizado!
Para consultar as faturas criadas, basta fechar a janela e retornar a tela inicial de FATURAS.
Na tela de FATURAS aparecerá uma listagem em ordem cronológica de todos os lotes de faturas fechadas. Para visualizar os detalhes, basta clicar sobre o "NÚMERO AZUL" de cada linha, conforme demonstrado abaixo:
Nessa mesma tela será possível visualizar também o FILTRO utilizado no fechamento de faturas, para isso, clique a lupa .
Ao clicar sobre o código de LOTE, será aberto uma nova tela e você visualizará outras opções bem interessantes, como os recursos de "Filtros ou (F2)", "Relatórios", "Enviar E-mail" e "Cancelar Fatura".
. Seguem mais detalhes:
Filtros ou (F2): Utilize para localizar outros registros de faturas geradas;
Relatórios: Caso haja necessidade de imprimir o boleto da fatura gerada, utilize essa opção.
Enviar E-mail: O envio de parcelas por e-mail, é uma opção mais rápida, prática e sustentável.
⚠️Observação: Essa opção carece da contratação do serviço de envio de e-mails.
Cancelar Fatura: Caso necessário, assinale a(s) desejada(s) no quadradinhos à direita e clique na ferramenta própria para isso.
Por último, você visualizará que ao clicar sobre "+", serão exibidas os detalhes das parcelas que foram agrupadas na fatura, isso se, ela não for do tipo fatura única, que é quando possui apenas uma (01) parcela.
Prontinho! Agora você já sabe como configurar e realizar o gerenciamento de faturas! 😉
Prefere fazer o passo a passo simultâneo com a gente? Assista essa vídeo aula ❤
Caso ainda tenha ficado com alguma dúvida ou precise de ajuda para realizar a configuração e gerenciamento de faturas, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição! 😄
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