Como configurar e gerenciar as faturas no Escolaweb?

Como preparar o arquivo de remessa dos boletos?Olá! Vamos aprender a  gerenciar as faturas no Escolaweb?

Se preferir, temos a explicação em vídeo ao final da página! 💙

 

 

Antes de começar! Se for a sua primeira vez gerenciando faturas em nosso sistema, você precisará antes CONFIGURAR a rotina com as características de sua fatura.

Sendo assim, comece acessando  FINANCEIRO > GERENCIAR BOLETOS > CONFIGURAÇÕES.

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⚠️Observação: Essa configuração será utilizada para vinculo na etapa do fechamento da fatura, por isso, é necessário muita atenção. 😉

 

Nas configurações, é possível utilizar 2 tipos de cobrança de faturas, cobrança bancária e cobrança interna. 

Edite a configuração existente se houver ou clique no espaço em branco para adicionar uma nova configuração:

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Informe a descrição, se será cobrança bancária  ou não interna e vincule o formato de descontos, juros e multas, para salvar, clique sempre em ENTER

 

Com a configuração de fatura realizada, clique em FECHAR FATURA para realizar o agrupamento dos boletos.

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ETAPA 1: Dados para o FECHAMENTO DAS FATURAS

Passo 1:

Preencha os dados do Filtro para Fechamento da Fatura. Selecione seus agrupamentos, filtre o mês desejado em competência, preencha o vencimento e clique em Simular Valor do Lote para o sistema te informar o Total (R$) apurado.  

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Passo 2:

Em Agrupamento, defina como serão agrupadas as cobranças:

  • Agrupar por responsável: Irá gerar um único boleto, com várias parcelas de alunos que possuem o mesmo responsável financeiro (ex.: quem tem mais de um filho);
  • Agrupar por aluno: Irá gerar um único boleto agrupando todas as parcelas que o aluno possui de acordo com o filtro principal realizado. 
  • Por último, há a opção Não Agrupar, caso você não queira separar as parcelas confirma as opções acima.

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Passo 3:

A Geração da Fatura, é o momento em que você irá vincular a configuração de fatura anteriormente criada. 

mceclip12.png⚠️Observação: Caso você tenha dúvidas com relação a opção de configuração que irá selecionar, é muito importante voltar a etapa de CONFIGURAÇÕES e conferir os dados das opções criadas.  

 

Passo 4:

Se o fechamento for mensal, assinale a caixinha e informe o dia de fechamento. Se o fechamento necessitar de uma data personalizada, preencha o dia no calendário do Vencimento das Faturas e a Competência da Fatura Gerada.

mceclip13.png⚠️Observação: É importante se atentar a todas os campos que estão com "*" , pois sem preenchê-los não será possível seguir adiante.

 

Passo 5:

Escolha qual centro de receita você vai usar na sua fatura:

  • Usar centro de receita da fatura configurada (Padrão): significa que permanecerá o mesmo definido no início do cadastro da Configurações que foi selecionada;
  • Manter centro de receita da parcela: significa que permanecerá o mesmo centro de receita, original das parcelas criadas. 

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Tudo certo? Clique em AVANÇAR e vamos para a próxima etapa!

 

ETAPA 2: Marque a (s) fatura (s) que deseja fechar

Clique no "+" para visualizar a listagem das parcelas, em seguida assinale as faturas que deseja gerar.

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⚠️Observação: Não há necessidade de selecionar TODOS, você pode ticar apenas os que desejar realizar o fechamento de faturas. 

Marque as faturas desejadas e clique em AVANÇAR.

 

ETAPA3: Finalização

Clique em FECHAR FATURAS e o sistema vai gerar o LOTE, como no exemplo abaixo:

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Após concluir a geração do lote, clique em FECHAR. Será aberta uma segunda tela, caso o fechamento de fatura tenha sido a partir de uma conta bancária. 
Leia atentamente a informação e aperte OK para confirmar.

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Para preparar o arquivo de remessa, orientamos esse passo a passo:
Como preparar o arquivo de remessa dos boletos?

 

 

Pronto, o fechamento das faturas foi finalizado!

 

Para consultar as faturas criadas, basta fechar a janela e retornar a tela inicial de FATURAS.

Na tela de FATURAS aparecerá uma listagem em ordem cronológica de todos os lotes de faturas fechadas. Para visualizar os detalhes, basta clicar sobre o "NÚMERO AZUL" de cada linha, conforme demonstrado abaixo:

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Nessa mesma tela será possível visualizar também o FILTRO utilizado no fechamento de faturas, para isso, clique a lupa  mceclip3.png.

 

Ao clicar sobre o código de LOTE, será aberto uma nova tela e você visualizará outras opções bem interessantes, como os recursos de "Filtros ou (F2)", "Relatórios", "Enviar E-mail" e "Cancelar Fatura". 

mceclip4.png. Seguem mais detalhes: 

Filtros ou (F2): Utilize para localizar outros registros de faturas geradas;

Relatórios: Caso haja necessidade de imprimir o boleto da fatura gerada, utilize essa opção.

Enviar E-mail: O envio de parcelas por e-mail, é uma opção mais rápida, prática e sustentável.

⚠️Observação: Essa opção carece da contratação do serviço de envio de e-mails.

Cancelar Fatura: Caso necessário, assinale a(s) desejada(s) no quadradinhos à direita e clique na ferramenta própria para isso. 

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Por último, você visualizará que ao clicar sobre "+", serão exibidas os detalhes das parcelas que foram agrupadas na fatura, isso se, ela não for do tipo fatura única, que é quando possui apenas uma (01) parcela.

 

Prontinho! Agora você já sabe como configurar e realizar o gerenciamento de faturas! 😉

 

Prefere fazer o passo a passo simultâneo com a gente? Assista essa vídeo aula  ❤


Caso ainda tenha ficado com alguma dúvida ou precise de ajuda para realizar a configuração e gerenciamento de faturas,  entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição! 😄

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