Como configurar e gerenciar as faturas no Escolaweb

Sumário 

1- Contexto
2- Configurando as faturas pela primeira vez
3- Como realizar o Fechar Fatura
   3.1- Etapa 1: Dados para o fechamento das faturas
   3.2- Etapa 2: Marque a(s) fatura(s) que deseja fechar
   3.3- Etapa 3: Finalização
4- Visualização das faturas criadas

1 - Contexto

Índice

A concepção de fatura é a junção de um ou mais boletos de cobrança. Referindo-se a um ou mais centros de receitas em nosso sistema. O fechamento de fatura acontece apenas com parcelas internas.

Neste artigo vamos explicar mais sobre como configurar e gerenciar as suas faturas na Escolaweb.

2 - Configurando as faturas pela primeira vez 

Índice

Caso seja a primeira vez que está realizando essa ação no sistema, siga este passo a passo:

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Gerenciar Boletos”;
3. Clique em “Configurações”;
4. Para inserir uma configuração de fatura, clique em “Clique aqui para adicionar uma nova configuração de fatura”, e siga as instruções:

• A - Adicione a descrição;
• B - Clique para optar entre cobrança bancária ou cobrança interna (não bancária);
• C - Selecione uma conta, somente em caso de cobrança bancária;
• D - Escolha o centro de receita;
• E - Selecione o tipo de multa;
• F - Escolha os descontos;
• G - Ao preencher os campos, clique em ENTER e o sistema salvará automaticamente as informações;
• H - Clique no ícone para fechar a janela e está concluído o processo.

Ao concluir o processo de configuração, clique em “Fechar Fatura” para agrupar os boletos.

Observação: Essa configuração será utilizada para realizar o processo de fechamento de fatura, e esse dado criado aparecerá no campo de “Configuração de fatura”.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3 - Como realizar o Fechar Fatura

Índice

No total serão três passos para concluir essa rotina de faturas. Siga cada um deles:

3.1 - Etapa 1: Dados para o fechamento das faturas

1. Acesse o “Financeiro”;
2. Acesse em “Gerenciar Boletos”;
3. Clique em “Fechar Fatura”;
4. Informe os dados nos seguintes campos:

• A - Filtro para fechamento da fatura:
• • Unidade
  • Curso
  • Centro de Receita
  • Turma
  • Competência ou o Vencimento
  • Clique em “Simular valor do lote” para o informarmos o total apurado
    
    
• B - Agrupamento:
  • Agrupar por responsável: Gera um único boleto, incluindo as parcelas de todos os alunos vinculados ao mesmo responsável financeiro (Ex: Responsável com mais de um filho matriculado).
  • Agrupar por aluno: Gera um único boleto agrupando parcelas de um aluno que possui um ou mais Centros de receitas.
  • Não Agrupar: Não acontece o agrupamento e gera uma fatura para cada um dos boletos.

• C - Em “Geração Fatura” preencha a “Configuração de fatura”
  • Insira uma opção que foi cadastrada anteriormente no campo de “Configurações”.

• D - No Fechamento mensal preencha com o Vencimento das faturas e a Competência da fatura gerada.
  
  
• E - Escolha o centro de receita entre as opções:
  • Usar centro de receita da fatura configurada (padrão): Permanecerá o mesmo centro de receita definido no início do cadastro de “Configurações”;
  • Manter centro de receita da parcela: Permanecerá o mesmo centro de receita originalmente das parcelas criadas.

5. Clique em “Avançar”.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.2 - Etapa 2: Marque a(s) fatura(s) que deseja fechar

   6. Para visualizar a listagem das parcelas, clique na opção “+”;

   7. Marque as faturas que deseja fechar;

   8. Clique em “Avançar”.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.3 - Etapa 3: Finalização

   9. Clique em “Fechar Faturas”;

   10. O sistema vai gerar o Lote na tela;

   11.Clique em “Fechar”

• A - No item 11, caso o fechamento de fatura tenha ocorrido a partir de uma conta bancária, irá aparecer outro campo de informação. Leia com atenção e prossiga clicando em OK.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

4 - Visualização das faturas criadas

Índice

Para consultar as faturas criadas, siga este passo a passo:

1. Acesse o “Financeiro”;
2. Acesse em “Gerenciar Boletos”;
3. Clique em “Faturas”;
4. Ao abrir a tela, aparecerá uma listagem de faturas em ordem cronológica
5. Ao clicar em um dos códigos no campo “Lote”, aparecerão as seguintes informações:
   
   • A - Filtrar: Utilizado para localizar outros registros de faturas geradas
   • B - Relatórios: 
     • Selecione a fatura
     • Clique em Relatórios para realizar a impressão da fatura
   • C - Enviar E-mail: É enviado o e-mail com as informações da fatura
   • D - Cancelar Fatura: Ocorre o cancelamento da fatura selecionada
6. Para visualizar a listagem das parcelas, clique na opção “+”.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Observação: Ao clicar no campo “Filtro Usado” é possível observar os detalhes de todas as informações inseridas na fatura.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Caso ainda tenha ficado com alguma dúvida ou precise de ajuda,  entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!