Como gerenciar a entrega de documentos?

Olá! Vamos aprender a gerenciar a entrega de documentos?

Se preferir, temos a explicação em vídeo ao final da página! ❤

Há duas formas de realizar esse processo, vamos começar com a mais simples (que serve para controlar a entrega presencial dos documento do aluno).

Vamos lá?

Acesse: SECRETARIA > MATRÍCULA, clique em FILTRAR (F2), e localize o aluno que deseja verificar a entrega de documentos.

Em seguida, acesse o menu DOCUMENTOS, nesta tela você visualizará todos os documentos que foram solicitados para matrícula aluno e marcar se eles foram entregues.

Prontinho! Bem rápido, né?  😉

Agora, vamos a segunda forma! Antes disso, uma breve introdução sobre a gestão de documentos de forma digital.

Essa opção é a ideal para que o aluno entregue o documento de forma digital através do portal e/ou aplicativo e, no sistema, vocês gerenciam essa entrega, concedendo a aprovação, solicitação de assinatura, armazenamento do documento ou reprovação. Tudo de forma digital e remota.

⚠️Observação: Para usar essa forma mais completa, é preciso realizar a integração com uma conta do Google Drive no Escolaweb, pois é nela que os documentos ficarão salvos.

Para realizar a interação com o Google Drive, utilize esse passo a passo: 

Como fazer a integração com o google drive? 

Após conectar a conta do Google Drive, acesse: SECRETARIA > ENTREGA DE DOCUMENTOS. Serão exibidos todos os documentos enviados pelos alunos na forma digital, através do portal e/ou aplicativo. Nesta tela você visualizará vários recursos extras como: "Visualizar documento" .

O documento será exibido na tela e você poderá APROVAR ou RECUSAR o documento, como sugerido nas opções abaixo: 

⚠️Observação: Caso o documento seja recusado, é necessário informar uma justificativa para que o aluno envie o documento novamente da forma correta.

Na sequência, visualizará outras opções disponíveis, "Enviar arquivo", "Download" e Enviar E-mail" 

É possível solicitar a entrega de documentos clicando no menu NOVO > REQUISITAR ENTREGA DE DOCUMENTO(S).

Nessa tela, filtre a UNIDADE, a(s) TURMA(S), o(s) ALUNO(S) e qual documento será requisitado: 

Por fim, clique em GERAR REQUISIÇÕES. 

Além disso, você visualizar outras opções disponíveis: 

Filtro ou (F2): Utilize para filtrar os dados do documentos que já foram requisitados aos alunos;

Lixeira: Se desejar excluir documentos que foram requisitados e estiverem na grade;

Configurações: Para configurar os documentos que serão exigidos;

Enviar E-mails: Utilize para enviar uma mensagem de cobrança de documento ao aluno/responsável;

Relatórios: Utilize para visualizar os modelos de relatórios disponíveis.

Prontinho! Agora você já sabe gerenciar a entrega de documentos em sua escola! 😉

Prefere fazer o passo a passo simultâneo com a gente? Assista essa vídeo aula  ❤

Caso ainda tenha ficado com alguma dúvida ou precise de ajuda para realizar o gerenciamento dos documentos de sua escola, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!