Como gerenciar a entrega de documentos

Sumário

1- Contexto
2- Gerenciando documentos de forma individual
   2.1 - Status dos documentos
   2.2 - Enviando documentos pela matrícula do aluno
   2.3 - Aprovando/recusando um documento
   2.4 - Outras funcionalidades
3- Gerenciando documentos de forma digital
   3.1 - Filtragem de alunos
   3.2 - Funcionalidades da rotina de gerenciamento de documentos digitais
      3.2.1 - Novo
         3.2.1.1 - Requisitar entrega de documentos
         3.2.1.2 - Registrar emissão de documentos
         3.2.1.3 - Registrar documento que exige assinatura
      3.2.2 - Excluir selecionados
      3.2.3 - Configurações
         3.2.3.1 - Documentos exigidos
         3.2.3.2 - Documentos emitidos
         3.2.3.3 - Configurar documentos exigidos por curso
      3.2.4 - Enviar e-mails
      3.2.5 - Relatórios

1- Contexto

Índice

No sistema escolaweb, existem 2 formas para gerenciar a documentação exigida dos alunos; A primeira opção é realizar este processo de forma individual, pela matrícula do aluno, e a segunda opção é visualizar o processo de gerenciamento de forma coletiva, pela rotina de documentos. 

Abaixo, vamos abordar cada uma das opções de forma detalhada. 

2- Gerenciando documentos de forma individual

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Para gerenciar documentos de forma individual, siga o passo a passo abaixo:

1. No menu lateral esquerdo, clique em “Secretaria”;
2. Clique em “Matrícula”;
3. Clique em “Filtrar”;
4. Insira o número de matrícula ou busque o nome do aluno clicando no ícone com os três pontos;
5. Após clicar nos três pontos:

• • Digite o nome;
  • Clique em buscar ou dê enter no computador;
  • Clique no nome do aluno;
  • Clique em “Selecionar”.

6. Clique em “Filtrar” para abrir a matrícula do aluno;
7. Na página de matrícula do aluno, clique em “Documentos”;
8. Na tabela de documentação é possível verificar as seguintes colunas : 
   • A - Código do documento 
   • B - Nome do documento
   • C - Turma 
   • D - Ano 
   • E - Data da aprovação 
   • F - observações gerais 
   • G - Visível portal 
   • H - Situação 
   • I - Ações 

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.1 - Status dos documentos

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Os documentos podem conter os seguintes status: 

• Aguardando envio - Se refere a documentos que estão pendentes de envio.
• Aguardando aprovação - Se refere a documentos que foram enviados e estão aguardando aprovação no sistema. 
• Rejeitado - Se refere a documentos que após análise, foi constatado que foram enviados incorretamente. Neste caso, é necessário reenviar o documento..
• Cancelado -  Se refere ao documento que foi cancelado após aprovação. 
• Entregue - Se refere a documentos que foram enviados corretamente. 

2.2 - Enviando documentos pela matrícula do aluno

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Esta funcionalidade é destinada caso os documentos não sejam entregues pela rotina de matrícula online, ou seja, caso os documentos sejam entregues diretamente à escola. 

Para enviar um documento pelo sistema, siga o passo a passo abaixo:

1. Na matrícula do aluno, acesse a tela  “Documentos”; 
2. Identifique o documento que deseja inserir no sistema e na coluna “Ações”, clique no ícone de upload de arquivo;
3. Faça o upload do arquivo do documento;
4. Caso deseje, selecione a opção sim, na tela de confirmação de entrega de documento, desta forma, o status do documento já vai constar como “Entregue”.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Observação: Caso tenha dúvidas sobre como acessar a matrícula do aluno, verifique o tópico 2- Gerenciando documentos de forma individual.

2.3 - Aprovando/recusando um documento 

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Para aprovar ou rejeitar um documento basta seguir o passo a passo abaixo:

1. Na matrícula do aluno, acesse a tela  “Documentos”; 
2. Na tela de documentos do aluno, clique no ícone do olho para visualizar o documento;
3. Clique em “Aprovar documento” caso o documento tenha sido enviado corretamente; 
   • A - Em caso de aprovação de documentação, clique em “Sim” para confirmar a ação;
     
     
4.  Clique em “Reprovar documento” caso o documento não tenha sido enviado corretamente; 
   • A - Informe o motivo da reprovação do documento; 
   • B - Clique em “Prosseguir”.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Observações: 

Só será possível verificar o documento a partir do momento que o mesmo estiver com status “Aguardando aprovação”.

É possível cancelar um documento aprovado, aprovar um documento rejeitado ou reenviar um documento. Basta localizar o documento desejado na tela e seguir o mesmo passo a passo descrito nos tópicos acima.

2.4 - Outras funcionalidades 

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Na tela de gerenciamento de documentos também é possível verificar outras ações, sendo elas: 

1. Download: função que permite baixar um documento enviado.
2. Enviar E-mail: Função que permite enviar um e-mail de solicitação de um documento que está aguardando entrega ou que foi rejeitado.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3- Gerenciando documentos de forma digital

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Essa opção é a ideal para que os documentos sejam entregues de forma digital através do portal e/ou aplicativo. No sistema, é possível gerenciar estas entregas, concedendo a aprovação, solicitação de assinatura, armazenamento do documento ou reprovação. Tudo de forma digital e remota.

Observação:

Para usar essa forma mais completa, é preciso realizar a integração com uma conta do Google Drive no Escolaweb, pois é nela que os documentos ficarão salvos. Para verificar como realizar a integração, basta acessar o artigo Como fazer a integração com o google drive. 

Para gerenciar documentos de forma digital, siga o passo a passo abaixo:

1. No menu lateral esquerdo, clique em “Secretaria”;
2. Clique em “Documentos”
3. O sistema irá mostrar todos os documentos que foram cadastrados, desta forma, identifique o documento que deseja gerenciar 
4. Utilize as orientações do tópico 2 para gerenciar as ações que deseja.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.1 - Filtragem de alunos

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É possível utilizar o filtro para selecionar alunos ou turmas. Para realizar esta ação, siga o passo a passo abaixo: 

1. No menu lateral esquerdo, clique em “Secretaria”;
2. Clique em “Documentos”
3. Clique em “Filtrar”
4. Utilize as opções do filtro para selecionar o(s) aluno(s) que deseja verificar
5. Clique em Filtrar para concluir a ação.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.2 - Funcionalidades da rotina de gerenciamento de documentos digitais

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Na tela de documentos, podemos verificar outras ações disponíveis, Abaixo, podemos verificar a função de cada uma.

3.2.1 - Novo

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Ao clicar em “Novo” é possível realizar 3 ações, sendo elas: 

3.2.1.1 - Requisitar entrega de documentos
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Esta rotina possibilita solicitar documentos para um ou mais alunos. Para utilizar a funcionalidade, siga o passo a passo abaixo:

1. Na tela de Documentos, clique em “Novo”;
2. Selecione a opção “Requisitar entrega de documentos”;
3. Utilize o filtro para encontrar os alunos que deseja;
4. Clique em gerar Requisição.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.2.1.2 - Registrar emissão de documentos

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Esta rotina possibilita enviar um documento ao aluno. Para utilizar a funcionalidade, siga o passo a passo abaixo:

1. Na tela de Documentos, clique em “Novo”;
2. Selecione a opção “Registrar emissão de documentos”;
3. Encontre o aluno a quem deseja emitir o documento;
4. Selecione a turma do aluno;
5. No campo “Documento”, selecione o nome do documento que irá emitir;
6. Clique em “Selecionar arquivo”;
7. Faça upload do arquivo; 
8. Caso deseje, selecione a opção sim, na tela de confirmação de entrega de documento, desta forma, o status do documento já vai constar como “Entregue”.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.2.1.3 - Registrar documento que exige assinatura

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Esta rotina permite enviar ao aluno um documento que necessita de assinatura. Para utilizar a funcionalidade, siga o passo a passo abaixo:

1. Na tela de Documentos, clique em “Novo”;
2. Selecione a opção “Registrar documento que exige assinatura”;
3. Escolha o aluno a quem deseja enviar o documento;
4. Selecione a turma;
5. Informe o nome do documento; 
6. Selecione quem deverá assinar o documento; 
7. Clique em selecionar arquivo;
8. faça upload do arquivo que deseja enviar para assinatura;
9. Clique em “Sim”, caso queira colocar a situação do documento como Entregue/Emitido após envio.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.2.2 - Excluir selecionados

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Esta rotina permite a exclusão de uma ou mais solicitações de documentos. Para utilizar a funcionalidade, siga o passo a passo abaixo:

1. Na tela de Documentos, selecione as solicitações que deseja excluir;
2. Clique em “Excluir selecionadas”;
3. Clique em “Sim” para confirmar a exclusão do registro.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.2.3 - Configurações 

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Esta rotina possibilita realizar as configurações de quais documentos a escola emite, quais documentos são exigidos na matrícula, e quais  documentos são exigidos por curso. 

3.2.3.1 - Documentos exigidos

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Esta rotina possibilita cadastrar quais são os documentos que são exigidos na matrícula ou rematrícula. Para utilizar este recurso, siga o passo a passo abaixo: 

1. Na tela de Documentos, clique em “Configurações” 
2. Clique em “Documentos exigidos”
3. No campo em branco, informe o nome do documento que deseja cadastrar e aperte enter no teclado para salvar; 
4. Clique no botão da coluna “Exigir na matrícula” caso o documento cadastrado deva ser exigido na matrícula. 
5. Clique no botão da coluna “Exigir na Rematrícula” caso o documento cadastrado deva ser exigido na rematrícula.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.2.3.2 - Documentos emitidos

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Nesta rotina, é possível cadastrar quais documentos são emitidos no sistema. Para verificar como cadastrar um documento a ser emitido, acesse o artigo Como cadastrar os documentos que a escola irá emitir para o aluno. 

3.2.3.3 - Configurar documentos exigidos por curso

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Nesta rotina, é possível cadastrar quais documentos vão ser exigidos em cada curso especificamente. Para verificar como gerenciar um documento exigido, acesse o artigo Como cadastrar os documentos que a escola irá solicitar ao aluno.

Observações: 

Nesta tela também é possível informar se o documento vinculado ao curso será exigido na matrícula e na rematrícula, basta acionar os botões das colunas “Exigir na matrícula” e “Exigir na Rematrícula”. 

3.2.4 - Enviar e-mails

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Esta rotina permite enviar e-mails de cobrança de documentação aos alunos e responsáveis. Para utilizar este recurso, siga o passo a passo abaixo: 

1. Na tela de Documentos, selecione o(s) documento(s) do aluno que deseja; enviar o(s) e-mail(s) de cobrança; 
2. Clique em “Enviar e-mails”;
3. Clique em “Enviar e-mail de cobrança para os selecionados”;
4. Edite o conteúdo do e-mail que deseja enviar;
5. Informe um endereço de e-mail para que um e-mail teste possa ser enviado;
6. Informe o nome da campanha; 
7. Informe o assunto do e-mail; 
8. Informe o nome do remetente;
9. Caso necessário, modifique os campos, data e hora de envio; 
10. No campo “Destinatários", escolha quem receberá o e-mail;
11. Clique em “Enviar E-mail de Teste”; 
12. Clique “OK” para concluir o envio do e-mail teste;
13. Clique em “Finalizar”;
14. Clique em “Sim” para finalizar o envio.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3.2.5 - Relatórios

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Na rotina de documentação, é possível emitir os seguintes relatórios:

• Carta de documentos Pendentes
• Lista de documentos pendentes

Para emitir um relatório, siga o passo a passo abaixo:

1. Na tela de Documentos, clique em “Relatórios”;
2. Selecione o relatório que deseja emitir;
3. Selecione a unidade escolar;
4. Clique em “Filtrar”.

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