Sumário
1- Contexto
2 - Como cadastrar o evento
2.1 - Como localizar o evento
3 - Como concluir ou cancelar o evento
4 - Como realizar a inscrição no evento através do sistema
4.1 - Como gerar cobranças de um evento
4.2 - Como receber cobranças de um evento
1 - Contexto
A aba de eventos é uma ferramenta que auxilia na organização de festas, passeios e eventos que a instituição planeja realizar. Para os eventos, além de ter a possibilidade de realizar as inscrições diretamente no sistema, também é possível através do Portal e pelo Aplicativo. Veja mais sobre como acontece essa rotina diretamente no App do Escolaweb, através do artigo “Visão geral do aplicativo”.
Acompanhe neste artigo tudo o que acontece na rotina de Eventos, como por exemplo como cadastrar, localizar, concluir ou cancelar um evento. Além de aprender sobre como realizar a inscrição diretamente pelo Escolaweb, gerando e recebendo as cobranças.
2 - Como cadastrar o evento
Acompanhe o passo a passo para cadastrar um evento em seu sistema:
- Acesse em “Financeiro”;
- Clique em “Eventos”;
- Clique em “Novo Evento”;
- Preencha com os dados do evento:
-
- A - Título;
- B - Descrição;
- C - Unidade;
- D - Período do evento;
- E - Período de inscrição;
- F - Número de Vagas;
- G - Marque se o evento será gratuito.
- Caso o evento não seja gratuito, preencha os dados da cobrança:
-
- A - Quantidade de parcelas;
- B - Valor da parcela;
- C - Data do 1º vencimento;
- D - Tipo de cobrança:
-
-
- Bancária;
- Interna.
-
-
- E - Em caso de cobrança Bancária, preencha o tipo de “Conta”;
- F - Valor de desconto;
- G - Carência de desconto;
- H - Centro de receita.
- Preencha os dados de destino do evento:
-
- A - Filtre as turmas;
- B - Selecione as informações e clique em “Filtrar”:
-
-
- Situação da turma;
- Ano;
- Unidade;
- Turmas.
-
-
- C - Selecione quem poderá se inscrever no evento:
-
-
- Alunos;
- Os alunos podem se inscrever;
- Responsáveis;
- Funcionários.
-
-
- D - Para desbloquear as turmas, clique na turma que desejar e depois clique na seta para a direita. Dessa forma, as turmas selecionadas estarão liberadas para a inscrição do evento.
- Clique em “Salvar”;
- Na confirmação, clique em “Ok” e feche a aba;
- O evento estará criado.
Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
2.1 - Como localizar o evento
- Clique em “Filtrar” ou aperte F2 no teclado;
- Escolha entre uma das duas situações:
-
- A - Eventos em andamento;
- B - Eventos finalizados ou cancelados.
- Selecione o evento;
- Clique em “Filtrar”;
- Na tela, será possível realizar as seguintes ações:
-
- A - Novo Evento;
- B - Editar Evento;
- C - Exportar Dados (quando há inscrições);
- D - Nova inscrição:
-
-
- Inscrever aluno;
- Inscrever funcionário;
- Inscrever pessoa.
-
-
- E - Concluir Inscrições;
- F - Cancelar Inscrições;
- G - Relatórios:
-
-
- Lista de Inscritos;
- Lista de Inscritos - Assinatura;
- Lista de Inscritos por Turma.
-
Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
3 - Como concluir ou cancelar o evento
Toda inscrição realizada pelo portal ou aplicativo, no sistema constará como situação de “Pré-inscrição”. Para concluir ou cancelar a inscrição, siga o passo a passo abaixo:
- Acesse em “Financeiro”;
- Clique em “Eventos”;
- Clique em “Filtrar” ou aperte F2 no teclado;
- Escolha entre uma das duas situações:
-
- A - Eventos em andamento;
- B - Eventos finalizados ou cancelados.
- Selecione o evento;
- Clique em “Filtrar”;
- Para confirmar as inscrições, clique em “Concluir Inscrições”;
- Marque os inscritos;
- Clique em “Concluir Inscrições”;
- Para confirmar, clique em “Sim” e feche a aba;
- Para cancelar as inscrições, clique em “Cancelar Inscrições”;
- Marque os inscritos;
- Clique em “Cancelar inscrição” (nesta ação, automaticamente o financeiro relacionado também será cancelado);
- Para confirmar, clique em “Sim” e feche a aba;
- No sistema constará a atual situação das inscrições.
Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
4 - Como realizar a inscrição no evento através do sistema
Em caso de eventos pagos, orientamos que realize a inscrição com a situação de “Pré-inscrito”, dessa forma é possível aguardar o pagamento antes de confirmar, de fato, a inscrição. Já em casos de eventos gratuitos, é possível realizar a inscrição diretamente na situação de “Inscrito”.
Siga o passo a passo para entender mais sobre como realizar a inscrição diretamente através do sistema Escolaweb.
- Acesse em “Financeiro”;
- Clique em “Eventos”;
- Clique em “Filtrar” ou aperte F2 no teclado;
- Escolha entre uma das duas situações:
-
- A - Eventos em andamento;
- B - Eventos finalizados ou cancelados.
- Selecione o evento;
- Clique em “Filtrar”;
- Clique em “Nova inscrição” e escolha entre as opções:
-
- A - Inscrever aluno;
- B - Inscrever funcionário;
- C - Inscrever pessoa (aleatórias).
- Clique no ícone da lupa para buscar;
- Digite o nome, clique em buscar e depois em “Selecionar”;
- Escolha entre as situações de “Pré-inscrito” ou “Inscrito”;
- Clique em “Salvar”;
- Caso queira editar alguma informação, clique no ícone de edição;
- Após clicar para editar, em casos de inscrições pagas, ficarão disponíveis os botões de “Gerar Cobrança”, “Receber”, “Excluir Parcelas” e “Lixeira”. Veremos mais sobre essa rotina no item 2.1 “Como gerar e receber cobranças de um evento”.
- Nesta tela também fica disponível a opção de “Relatórios”, nele é possível gerar os seguintes relatórios dos eventos, como:
-
- Boleto (em caso de eventos pagos);
- Cobrança Interna (em caso de eventos pagos);
- Comprovante de Inscrição.
- Ao finalizar, feche a aba.
Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
Ponto de atenção: Caso a pessoa não esteja cadastrada, adicione-a no sistema clicando no ícone de “+”.
4.1 - Como gerar cobranças de um evento
Para os eventos pagos, é possível gerar as cobranças e recebê-las diretamente através do sistema. Acompanhe o passo a passo para entender como realizar essa ação.
- Acesse em “Financeiro”;
- Clique em “Eventos”;
- Clique em “Filtrar” ou aperte F2 no teclado;
- Escolha entre uma das duas situações:
-
- A- Eventos em andamento;
- B - Eventos finalizados ou cancelados.
- Selecione o evento;
- Clique em “Filtrar”;
- Clique em editar para abrir a pré-inscrição;
- Clique no botão “Gerar Cobrança”;
- Preencha as informações da cobrança e clique em “Gerar parcela(s)”;
- A partir disso, as parcelas aparecerão dentro desta inscrição.
Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
4.2 - Como receber cobranças de um evento
Após as cobranças já terem sido geradas para o evento pago, siga o passo a passo para registrar o recebimento dos valores.
- Acesse em “Financeiro”;
- Clique em “Eventos”;
- Clique em “Filtrar” ou aperte F2 no teclado;
- Escolha entre uma das duas situações:
-
- A - Eventos em andamento;
- B - Eventos finalizados ou cancelados.
- Selecione o evento;
- Clique em “Filtrar”;
- Clique em editar para abrir a pré-inscrição;
- Selecione a parcela;
- Clique em “Receber”;
- Preencha com a forma de pagamento;
- Escolha a conta para registrar o valor;
-
- A - Em caso de pagamento em cartão, selecione também a bandeira e a opção de pagamento (débito, crédito à vista ou parcelado).
- Clique em Receber;
- Em caso de recebimento no cartão, insira o código de autorização e clique em “Ok”;
- Clique em “Sim” para confirmar;
- Caso queira imprimir o recibo de pagamento, clique em “Sim”;
- A partir disso, a parcela constará como recebida no sistema.
Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
Ponto de atenção: O campo de “TPG/TPP” indica “Total de parcelas geradas” e “Total de parcelas pagas”. Neste campo é possível observar quantas pessoas pagaram o evento e quantas ainda faltam pagar.
Caso ainda esteja com alguma dúvida, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!
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