Como gerenciar a aba de “Eventos”

Sumário

1- Contexto
2 - Como cadastrar o evento
   2.1 - Como localizar o evento
3 - Como concluir ou cancelar o evento
4 - Como realizar a inscrição no evento através do sistema
   4.1 - Como gerar cobranças de um evento
   4.2 - Como receber cobranças de um evento

1 - Contexto

Índice

A aba de eventos é uma ferramenta que auxilia na organização de festas, passeios e eventos que a instituição planeja realizar. Para os eventos, além de ter a possibilidade de realizar as inscrições diretamente no sistema, também é possível através do Portal e pelo Aplicativo. Veja mais sobre como acontece essa rotina diretamente no App do Escolaweb, através do artigo “Visão geral do aplicativo”.

Acompanhe neste artigo tudo o que acontece na rotina de Eventos, como por exemplo como cadastrar, localizar, concluir ou cancelar um evento. Além de aprender sobre como realizar a inscrição diretamente pelo Escolaweb, gerando e recebendo as cobranças.

2 - Como cadastrar o evento

Índice

Acompanhe o passo a passo para cadastrar um evento em seu sistema:

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Eventos”;
3. Clique em “Novo Evento”;
4. Preencha com os dados do evento:

• • A - Título;
  • B - Descrição;
  • C - Unidade;
  • D - Período do evento;
  • E - Período de inscrição;
  • F - Número de Vagas;
  • G - Marque se o evento será gratuito.

5. Caso o evento não seja gratuito, preencha os dados da cobrança:

• • A - Quantidade de parcelas;
  • B - Valor da parcela;
  • C - Data do 1º vencimento;
  • D - Tipo de cobrança:

• • • Bancária;
    • Interna.

• • E - Em caso de cobrança Bancária, preencha o tipo de “Conta”;
  • F - Valor de desconto;
  • G - Carência de desconto;
  • H - Centro de receita.

6. Preencha os dados de destino do evento:

• • A - Filtre as turmas;
  • B - Selecione as informações e clique em “Filtrar”:

• • • Situação da turma;
    • Ano;
    • Unidade;
    • Turmas.

• • C - Selecione quem poderá se inscrever no evento:

• • • Alunos;
    • Os alunos podem se inscrever;
    • Responsáveis;
    • Funcionários.

• • D - Para desbloquear as turmas, clique na turma que desejar e depois clique na seta para a direita. Dessa forma, as turmas selecionadas estarão liberadas para a inscrição do evento.

7. Clique em “Salvar”;
8. Na confirmação, clique em “Ok” e feche a aba;
9. O evento estará criado.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.1 - Como localizar o evento

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1. Clique em “Filtrar” ou aperte F2 no teclado;
2. Escolha entre uma das duas situações:

• • A - Eventos em andamento;
  • B - Eventos finalizados ou cancelados.

3. Selecione o evento;
4. Clique em “Filtrar”;
5. Na tela, será possível realizar as seguintes ações:

• • A - Novo Evento;
  • B - Editar Evento;
  • C - Exportar Dados (quando há inscrições);
  • D - Nova inscrição:

• • • Inscrever aluno;
    • Inscrever funcionário;
    • Inscrever pessoa.

• • E - Concluir Inscrições;
  • F - Cancelar Inscrições;
  • G - Relatórios:

• • • Lista de Inscritos;
    • Lista de Inscritos - Assinatura;
    • Lista de Inscritos por Turma.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3 - Como concluir ou cancelar o evento

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Toda inscrição realizada pelo portal ou aplicativo, no sistema constará como situação de “Pré-inscrição”. Para concluir ou cancelar a inscrição, siga o passo a passo abaixo:

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Eventos”;
3. Clique em “Filtrar” ou aperte F2 no teclado;
4. Escolha entre uma das duas situações:

• • A - Eventos em andamento;
  • B - Eventos finalizados ou cancelados.

5. Selecione o evento;
6. Clique em “Filtrar”;
7. Para confirmar as inscrições, clique em “Concluir Inscrições”;
8. Marque os inscritos;
9. Clique em “Concluir Inscrições”;
10. Para confirmar, clique em “Sim” e feche a aba;
11. Para cancelar as inscrições, clique em “Cancelar Inscrições”;
12. Marque os inscritos;
13. Clique em “Cancelar inscrição” (nesta ação, automaticamente o financeiro relacionado também será cancelado);
14. Para confirmar, clique em “Sim” e feche a aba;
15. No sistema constará a atual situação das inscrições.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

4 - Como realizar a inscrição no evento através do sistema

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Em caso de eventos pagos, orientamos que realize a inscrição com a situação de “Pré-inscrito”, dessa forma é possível aguardar o pagamento antes de confirmar, de fato, a inscrição. Já em casos de eventos gratuitos, é possível realizar a inscrição diretamente na situação de “Inscrito”.

Siga o passo a passo para entender mais sobre como realizar a inscrição diretamente através do sistema Escolaweb.

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Eventos”;
3. Clique em “Filtrar” ou aperte F2 no teclado;
4. Escolha entre uma das duas situações:

• • A - Eventos em andamento;
  • B - Eventos finalizados ou cancelados.

5. Selecione o evento;
6. Clique em “Filtrar”;
7. Clique em “Nova inscrição” e escolha entre as opções:

• • A - Inscrever aluno;
  • B - Inscrever funcionário;
  • C - Inscrever pessoa (aleatórias).

8. Clique no ícone da lupa para buscar;
9. Digite o nome, clique em buscar e depois em “Selecionar”;
10. Escolha entre as situações de “Pré-inscrito” ou “Inscrito”;
11. Clique em “Salvar”;
12. Caso queira editar alguma informação, clique no ícone de edição;
13. Após clicar para editar, em casos de inscrições pagas, ficarão disponíveis os botões de “Gerar Cobrança”, “Receber”, “Excluir Parcelas” e “Lixeira”. Veremos mais sobre essa rotina no item 2.1 “Como gerar e receber cobranças de um evento”.
14. Nesta tela também fica disponível a opção de “Relatórios”, nele é possível gerar os seguintes relatórios dos eventos, como:

• • Boleto (em caso de eventos pagos);
  • Cobrança Interna (em caso de eventos pagos);
  • Comprovante de Inscrição.

15. Ao finalizar, feche a aba.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Ponto de atenção: Caso a pessoa não esteja cadastrada, adicione-a no sistema clicando no ícone de “+”.

4.1 - Como gerar cobranças de um evento

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Para os eventos pagos, é possível gerar as cobranças e recebê-las diretamente através do sistema. Acompanhe o passo a passo para entender como realizar essa ação.

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Eventos”;
3. Clique em “Filtrar” ou aperte F2 no teclado;
4. Escolha entre uma das duas situações:

• • A- Eventos em andamento;
  • B - Eventos finalizados ou cancelados.

5. Selecione o evento;
6. Clique em “Filtrar”;
7. Clique em editar para abrir a pré-inscrição;
8. Clique no botão “Gerar Cobrança”;
9. Preencha as informações da cobrança e clique em “Gerar parcela(s)”;
10. A partir disso, as parcelas aparecerão dentro desta inscrição.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

4.2 - Como receber cobranças de um evento

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Após as cobranças já terem sido geradas para o evento pago, siga o passo a passo para registrar o recebimento dos valores.

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Eventos”;
3. Clique em “Filtrar” ou aperte F2 no teclado;
4. Escolha entre uma das duas situações:

• • A - Eventos em andamento;
  • B - Eventos finalizados ou cancelados.

5. Selecione o evento;
6. Clique em “Filtrar”;
7. Clique em editar para abrir a pré-inscrição;
8. Selecione a parcela;
9. Clique em “Receber”;
10. Preencha com a forma de pagamento;
11. Escolha a conta para registrar o valor;

• • A - Em caso de pagamento em cartão, selecione também a bandeira e  a opção de pagamento (débito, crédito à vista ou parcelado).

12. Clique em Receber;
13. Em caso de recebimento no cartão, insira o código de autorização e clique em “Ok”;
14. Clique em “Sim” para confirmar;
15. Caso queira imprimir o recibo de pagamento, clique em “Sim”;
16. A partir disso, a parcela constará como recebida no sistema.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Ponto de atenção: O campo de “TPG/TPP” indica “Total de parcelas geradas” e “Total de parcelas pagas”. Neste campo é possível observar quantas pessoas pagaram o evento e quantas ainda faltam pagar.

Caso ainda esteja com alguma dúvida, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!