Como usar o Contas a Pagar no sistema

Sumário

1 - Contexto
2 - Entenda tudo sobre a aba de “Parcelas a pagar”
   2.1 - “Filtrar”
   2.2 - “Nova Despesa”
      2.2.1 - Escolhendo a opção “Compra”
      2.2.2 - Escolhendo a opção “Parcelas a Pagar”
   2.3 - “Baixar Selecionadas”
   2.4 - “Operações em Massa”
   2.5 - “Exportar”
   2.6 - “Relatórios”
3 - Entenda tudo sobre a aba de “Planilha de despesas”

1 - Contexto

Índice

A ferramenta de Contas a Pagar no sistema auxilia a instituição a organizar seu financeiro, possibilitando a previsão de despesas futuras e sendo possível também analisar os riscos e investimentos que podem vir a acontecer.

Neste artigo você acompanhará detalhadamente as rotinas que envolvem as abas de “Parcelas a pagar” e de “Planilha de despesas”.

2 - Entenda tudo sobre a aba de “Parcelas a pagar”

Índice

Acompanhe as funcionalidades do “Contas a Pagar” no sistema Escolaweb.

2.1 - “Filtrar”

Por padrão, ao acessar a aba de “Parcelas a pagar”, o sistema já apresentará as contas que devem ser pagas no dia atual. Veja no passo a passo cada informação da aba de Filtrar:

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Contas a Pagar”;
3. Clique em “Filtrar” para ver as informações que deseja;
4. Preencha os campos de acordo com sua necessidade, e confirme clicando em “Filtrar”;
5. Na tela será apresentada as informações filtradas:

• • A - A bolinha de cor cinza indica que a parcela ainda está aberta para pagamento;
  • B - A bolinha de cor verde indica que foi dada baixa na parcela.

6. Os ícones indicam algumas ações disponíveis:

• • A - O primeiro ícone indica a ação de dar baixa em uma despesa. Clicando nele, aparecerá a tela para confirmar as informações e clicar no botão de “Baixar”. Com isso, automaticamente, a bolinha que antes era cinza, passa a ficar verde;
  • B - O segundo ícone é para editar a parcela. Ao finalizar a edição, clique em “Salvar”;
  • C - O terceiro ícone é usado para estornar uma parcela que já tenha sido dada baixa;
  • D - O quarto ícone é usado para inserir anexo de despesas. Clique em “Novo Anexo” e insira o arquivo do computador;
  • E - O quinto ícone é a lixeira, usada para excluir as parcelas que ainda não tenha sido dado baixa.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Pontos de atenção:

1. Ao filtrar as informações que deseja, somente a Unidade é uma informação obrigatória. Todos os outros campos são opcionais;
2. A bolinha laranja é o indicativo de que a parcela venceu e ainda está aberta para o pagamento;
3. Para a inclusão dos anexos, é necessário que o domínio tenha a integração com o Google Drive. Caso essa ação ainda não tenha sido feita, configure-a em seu sistema. Em caso de dúvidas, acesse o artigo “Como fazer a integração com o Google Drive”.

2.2 - “Nova Despesa”

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Siga as instruções abaixo para cadastrar as despesas em seu sistema.

2.2.1 - Escolhendo a opção “Compra”

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1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Contas a Pagar”;
3. Em “Nova Despesa” clique em “Compra”;
4. Preencha as informações (são obrigatórias apenas as que possuem: * ):

• • A - Número de nota fiscal;
  • B - Série nota fiscal;
  • C - Data da nota fiscal;
  • D - Descrição;
  • E - Unidade;
  • F - Número de documento;
  • G - Fornecedor;
  • H - Valor das parcelas (R$);
  • I - Centro de custo;
  • J - Quantidade de parcelas;
  • K - Data do 1º vencimento;
  • L - Plano de contas;
  • M - Conta para pagamento;
  • N - Observação.

5. Clique em “Gerar despesas”;
6. Clique em “Salvar”;
7. Caso queira dar baixa em alguma das parcelas, marque a desejada e clique em “Baixar”;
8. Na nova tela, revise as informações antes de dar baixa e confirme a ação clicando em “Baixar”;
9. Após a confirmação, clique em “OK” para fechar as abas.

Ponto de atenção:

Caso seja necessário cadastrar um novo “Fornecedor”, “Centro de custo” ou “Plano de contas”, basta clicar na opção “+” e adicionar a nova informação.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.2.2 - Escolhendo a opção “Parcelas a Pagar”

Índice

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Contas a Pagar”;
3. Em “Nova Despesa” clique em “Parcelas a Pagar”;
4. Preencha as informações (são obrigatórias apenas as que possuem: * ):

• • A - Descrição;
  • B - Unidade;
  • C - Número de documento;
  • D - Fornecedor;
  • E - Valor das parcelas (R$);
  • F - Centro de custo;
  • G - Quantidade de parcelas;
  • H - Data do 1º vencimento;
  • I - Plano de contas;
  • J - Competência;
  • K - Conta para pagamento;
  • L - Observação.

5. Clique em “Gerar despesas”;
6. Clique em “Salvar”;
7. Caso queira dar baixa em alguma das parcelas, marque a desejada e clique em “Baixar”;
8. Na nova tela, revise as informações antes de dar baixa e confirme a ação clicando em “Baixar”;
9. Após a confirmação, clique em “OK” para fechar as abas.

Pontos de atenção:

1. Caso seja necessário cadastrar um novo “Fornecedor”, “Centro de custo” ou “Plano de contas”, basta clicar na opção “+” e adicionar a nova informação;
2. O valor da parcela pode ser uma média, em caso de cobranças recorrentes que possam variar o valor a cada parcela;
3. No campo de “Competência”, é informado se a competência é a mesma do vencimento ou do mês anterior. Como por exemplo, a conta de energia, onde todo mês é paga a energia consumida no mês anterior. 

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2.3 - “Baixar Selecionadas”

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Acompanhe o passo a passo de como dar baixa nas parcelas através do botão de “Baixar Selecionadas”.

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Contas a Pagar”;
3. Caso não esteja apresentando automaticamente na tela as parcelas desejadas, clique em “Filtrar” e configure as informações para aparecer as parcelas;
4. Marque as parcelas para dar baixa e clique em “Baixar Selecionadas”;
5. Na nova tela, revise as informações antes de dar baixa e confirme a ação clicando em “Baixar”;
6. Após a confirmação, clique em “OK” para fechar as abas.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.4 - “Operações em Massa”

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Essa ferramenta é utilizada para que seja possível englobar mais de uma parcela na ação. Nela, há 3 opções de realizar as operações em massa. Vamos acompanhar como funciona cada uma delas.

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Contas a Pagar”;
3. Caso não esteja apresentando automaticamente na tela as parcelas desejadas, clique em “Filtrar” e configure as informações para aparecer as parcelas;
4. Para excluir as parcelas que ainda não foi dado baixa, marque as parcelas;
5. Clique em “Operações em Massa” e em “Excluir Selecionados”;
6. Para confirmar a ação, clique em “Sim”;
7. Para estornar as parcelas que já foram dadas baixa, marque as parcelas;
8. Clique em “Operações em Massa” e em “Estornar Selecionados”;
9. Para confirmar a ação, clique em “Sim”;
10. Para alterar plano de contas das parcelas, marque as parcelas;
11. Clique em “Operações em Massa” e em “Alterar plano de contas”;
12. Selecione o novo plano de contas a serem transferidas as parcelas, e confirme clicando em “Transferir”.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.5 - “Exportar”

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Com essa funcionalidade é possível exportar as informações das parcelas selecionadas diretamente para uma planilha de excel, mantendo-se salva em seu computador. Siga o passo a passo abaixo para entender melhor a rotina dessa ação:

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Contas a Pagar”;
3. Caso não esteja apresentando automaticamente na tela as parcelas desejadas, clique em “Filtrar” e configure as informações para aparecer as parcelas;
4. Marque as parcelas desejadas;
5. Clique em “Exportar”;
6. Salve as informações em seu computador, na pasta que desejar.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.6 - “Relatórios”

Índice

Essa funcionalidade permite que sejam gerados os relatórios disponíveis no sistema. Acompanhe o passo a passo para entender mais sobre como acessá-los.

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Contas a Pagar”;
3. Caso não esteja apresentando automaticamente na tela as parcelas desejadas, clique em “Filtrar” e configure as informações para aparecer as parcelas;
4. Marque as parcelas desejadas;
5. Clique em “Relatórios” e escolha entre as opções:

• • Extrato;
  • Extrato por fornecedor;
  • Extrato por planos de contas;
  • Recibo de cupom;
  • Recibo em duas vias;
  • Resumo por fornecedor;
  • Resumo por planos de contas.

6. Selecione a unidade para o cabeçalho do relatório e clique em “Ok”.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3 - Entenda tudo sobre a aba de “Planilha de despesas”

Índice

Através da planilha de despesas é possível verificar as despesas de acordo com cada plano de contas ou fornecedores. Acompanhe o passo a passo para entender mais sobre essa funcionalidade.

1. Acesse em “Financeiro”;
2. Clique em “Contas a Pagar”;
3. Clique em “Planilha de despesas”;
4. Clique em “Filtrar”;
5. Selecione o ano e unidade, e clique em “Filtro”;
6. Escolha entre as seguintes opções de visualização da planilha:

• • A - Agrupar por Planos de Contas;
  • B - Agrupar por Fornecedor.

7. Clique em “Exportar” para exportar em formato de excel;
8. Em “Relatórios” clique em “Planilha despesa” para imprimir a planilha completa.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Caso ainda esteja com alguma dúvida, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!