Rotina de atendimentos no sistema

Sumário

1 - Contexto
2 - Como cadastrar um atendimento
3 - Outras funcionalidades na aba de atendimentos

1 - Contexto

Índice

A rotina de atendimentos no sistema Escolaweb é utilizado para a comunicação entre a escola e os alunos/responsáveis.

Neste artigo você aprenderá sobre todos os detalhes desta ferramenta no Escolaweb.

2 - Como cadastrar um atendimento

Índice

Siga o passo a passo para cadastrar um novo atendimento no sistema.

1. Clique no ícone de atendimentos no sistema;
2. Clique em “Novo atendimento”;
3. Na tela será apresentado os campos para preenchimento;
4. Selecione a “Categoria”. Ao escolher a categoria, os campos de “Setor” e “Responsável” serão preenchidos automaticamente, de acordo com a configuração pré definida;

• • A - Para adicionar uma nova categoria, clique no ícone “+”;
  • B - Clique em “Clique aqui para adicionar um registro”;
  • C - Preencha com a descrição, o setor e se estará disponível no portal.

5. Escolha o “Setor”;

• • A - Para adicionar uma nova categoria, clique no ícone “+”;
  • B - Clique em “Clique aqui para adicionar um registro”;
  • C - Preencha com a descrição e o usuário responsável.

6. Escolha o “Responsável”. Ele é o usuário que será responsável por gerenciar o atendimento;
7. Preencha as informações:

• • A - Documento/taxa: É possível relacionar o atendimento a um documento e ele deve estar cadastrado na tabela de preço, no campo de taxas e serviços;
  • B - Aluno: É o aluno que está solicitando o atendimento;
  • C - Matrícula/turma: Se um aluno for selecionado, esse campo deverá ser preenchido com a matrícula e turma correspondente;
  • D - Assunto: Nome do assunto referente ao atendimento;
  • E - Descrição: Utilizado para descrever a solicitação do atendimento;
  • F - Data e Previsão: A data está relacionada à abertura do atendimento e a previsão é de quando está previsto o encerramento deste atendimento;
  • G - Solicitante: É o nome da pessoa que está abrindo o atendimento;
  • H - E-mail: Informe o e-mail do solicitante. Dessa forma, ele conseguirá acompanhar todas as movimentações e interagir diretamente no e-mail;
  • I - Observações: Campo utilizado para inserir informações complementares no atendimento;
  • J - Situação: Define em qual etapa está o atendimento até o momento;
  • K - Finalizado em: Data que constará quando o atendimento for finalizado. Este campo será preenchido quando a situação estiver entregue/finalizado.

8. Clique em “Salvar”;
9. Em “Histórico” é possível acompanhar o histórico de movimentações e alterações. Neste campo fica registrado toda a interação feita no atendimento;

• • A - Em “Inserir anotações” é possível adicionar mais informações sobre a conversa ao longo do atendimento;
  • B - Em “Anexar arquivo” é utilizado para inserir um arquivo ao atendimento;
  • C - Mantenha a opção “Visível solicitante” marcada quando quiser enviar uma mensagem para o solicitante. Se a mensagem for interna, ou seja, para os usuários do sistema, desmarque esta opção.

10. Clique em “Enviar”.

Após enviar o atendimento, pode fechar a aba.

Para melhor visualização do passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

3 - Outras funcionalidades na aba de atendimentos

Índice

Acompanhe as instruções para saber mais sobre outras funcionalidades da aba de atendimentos no sistema.

1. Clique no ícone de atendimentos no sistema;
2. Para filtrar atendimentos específicos, clique em “Filtrar”:

• • A - Preencha com as informações que desejar e clique em “Filtrar”.

3. Em “Ações” há três alternativas que são utilizadas para realizar ações em massa ou reenviar um e-mail de notificação:

• • • Alterar o Responsável do(s) Atendimento(s) Selecionado(s);
    • Alterar a Situação do(s) Atendimento(s) Selecionado(s);
    • Reenviar Notificação do(s) Atendimento(s) Selecionado(s).

4. Caso queira excluir algum atendimento, clique em “Excluir Selecionados”;
5. Em “Lixeira” é possível encontrar os atendimentos excluídos;
6. Em “Exportar” é possível exportar as informações em formato excel;
7. Em “Relatórios” é possível gerar o comprovante de solicitação feita pelo aluno/responsável;
8. Na legenda é possível acompanhar o status de cada atendimento.

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Caso ainda esteja com alguma dúvida, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!