Sumário
1 - Contexto
2 - Configurações gerais
2.1 - Cadastrando nova Portaria
2.2 - Cadastrando cartão de visitante
2.3 - Exportando Lista de cartões
3- Iniciar e finalizar uma visita
3.1 - Iniciando visita
3.1.1 - Adicionando visitante
3.2 - Finalizar visita
4- Gerenciando visitas
4.1 - Acessos
4.2 - Acessos por turma
4.3 - Visitantes
4.4 - Ausências
1- Contexto
A rotina de portaria desempenha um papel essencial na gestão das entradas e saídas dos alunos na instituição. Esse processo não apenas registra a movimentação dos estudantes, mas também assegura que todas as informações sejam atualizadas. Além disso, a rotina de portaria pode estar integrada com uma catraca ou controle de acesso.
Essa integração permite que os dados sejam sincronizados, reduzindo a possibilidade de erros e aumentando a eficiência na administração da escola. Com um sistema bem estruturado, é possível monitorar a frequência dos alunos, identificar padrões de entrada e saída, e agir rapidamente em caso de irregularidades. Dessa forma, a rotina de portaria não apenas organiza a movimentação dos alunos, mas também contribui para um ambiente escolar mais seguro e eficiente.
2- Configurações gerais
Nesta rotina, vamos mostrar como realizar o cadastro de uma nova portaria, cadastrar um cartão de visitante e exportar lista de cartões.
2.1 - Cadastrando nova Portaria
Índice
Nesta configuração é possível inserir o nome das portarias existentes na instituição.
Exemplo: ENTRADA PRINCIPAL e SAÍDA.
Para cadastrar uma nova portaria, abra o sistema Escolaweb e siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Configurações”;
- Clique em “Cadastrar Portaria”;
- Informe o nome da portaria que deseja cadastrar.
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
2.2 - Cadastrando cartão de visitante
Nesta configuração é possível cadastrar o número do cartão criado para o visitante.
Para cadastrar um cartão visitante, siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Configurações”;
- Clique em “Cadastrar Cartões de Visitantes”;
- Informe o número do cartão do visitante.
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
2.3 - Exportando Lista de cartões
Exportar lista de cartões consiste em gerar um arquivo .txt contendo os números dos cartões referentes aos cadastros efetuados no sistema.
Para exportar a lista, abra o sistema Escolaweb e siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Configurações”;
- Clique em “Exportar Lista de Cartões”;
- Informe os seguintes dados:
- A - Situação da turma;
- B - Ano letivo;
- C - Unidade;
- D - Turmas;
- E - Situação da Matrícula;
- F - Marca da catraca;
- G - Incluir Funcionários;
- H - Incluir Cartões de visitantes.
- Clique em Exportar;
- Clique em Ok para concluir a ação.
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
Observações:
- Caso deseje incluir funcionários e cartões de visitantes, basta clicar e ativar as caixas de seleção referente a cada opção.
- Ao clicar em exportar, o sistema vai lhe informar a pasta que o arquivo foi gerado. você pode verificar a pasta de destino na tela do passo 6.
3- Iniciar e finalizar uma visita
Índice
Nesta rotina, podemos iniciar e finalizar uma visita de pessoas que não estão cadastradas na instituição, desta forma é possível verificar a data e horário de entrada e saída do visitante.
3.1 - Iniciando visita
Para iniciar uma visita, abra o sistema Escolaweb siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Iniciar Visita”;
- Selecione ou adicione um visitante
- Informe o número do cartão de visitante e aperte a tecla “Enter” no teclado;
- Clique em Iniciar visita.
- Clique em “Ok” para concluir a ação.
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
Observação: o número do cartão de visitante tem de ter sido cadastrado previamente para ser utilizado neste passo a passo. Caso tenha dúvidas sobre como cadastrar um cartão de visitante, verifique o tópico 2.2 - Cadastrando cartão de visitante.
3.1.1 - Adicionando visitante
Para cadastrar um visitante, basta seguir as orientações abaixo:
- No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Iniciar Visita”;
- Clique no ícone de adicionar visitante;
- Você pode informar os seguintes dados:
- A - Nome;
- B - Sexo;
- C - CPF;
- D - Telefone;
- E - Celular;
- F - E-mail;
- G - CEP;
- H - Endereço;
- I - Cidade;
- J - Bairro;
- K - foto;
- Clique em Salvar.
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
Observação: Os dados obrigatórios para realizar o cadastro de um visitante são Nome e CPF. O restante das opções de cadastro de informações, são opcionais.
3.2 - Finalizar visita
Para finalizar uma visita, siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Finalizar Visita”;
- Digite o número do cartão de visita e clique na tecla “Enter” do teclado;
- Clique em “Finalizar Visita”;
- Clique em “OK” para concluir a ação.
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
4- Gerenciando visitas
4.1 - Acessos
Nesta opção é possível analisar todas as entradas e saídas já realizadas de forma geral ou individual dependendo do filtro. Para acessar a tela de acessos, siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Acessos”.
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
Observação: É possível utilizar o filtro para viasualizar informações específificas. Basta inserir o número do cartão, o nome do aluno e o período.
4.2 - Acessos por turma
Nesta opção é possível visualizar as entradas e saídas mediante filtro das turmas desejadas. Para acessar a tela de acessos por turma, siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Acessos Por turma”;
- Clique em “Filtrar”
- Insira as seguintes informações:
- A - Ano
- B - Unidade
- C - Turma
- D - Data
- Clique em Filtrar
- Visualize os registros
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
Observação: É possível utilizar o filtro para visualizar informações específicas. Basta inserir o número do cartão, o nome do aluno e o período.
4.3 - Visitantes
Nesta opção é possível visualizar as entradas e saídas dos visitantes. Para visualizar os registros, siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Visitantes”;
- Visualize os registros.
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
Observação: É possível utilizar o Filtro utilizando um CPF, para visualizar todas as entradas e saídas de um visitante.
4.4 - Ausências
Nesta opção é possível visualizar os alunos de acordo com o último acesso realizado, mediante filtro realizado em tela. Para visualizar os registros, siga o passo a passo abaixo:
No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Ausências”;
- Clique em “Filtrar”
- Informe as seguintes informações;
- A - Ano
- B - Unidade
- C - Turma
- D - Data
- Clique em “Filtrar”
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
4.5 - Registro de Faltas
Esta funcionalidade compara informações de entrada e saída dos alunos para verificar quem faltou, de acordo com os horários cadastrados nas turmas. Para utilizar a funcionalidade, Abra o sistema Escolaweb e siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral esquerdo, clique em “Portaria”;
- Clique em “Registro de Faltas”;
- Informe a Data da Conferência;
- Clique em “Lançar Faltas”;
- Clique em “Sim” para completar a ação.
Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".
Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe de Relacionamento com o Cliente via chat, ticket ou e-mail. Estamos à disposição!
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