Vamos aprender a configurar a matrícula on-line no Escolaweb?
Caso prefira, no final do artigo você encontra um vídeo explicativo! 😉
Neste artigo vamos te mostrar tudo o que precisa ser feito para configurar o módulo de matrícula on-line do Escolaweb. Dividimos em alguns tópicos para facilitar o entendimento.
- Passo 1: Mostra o acesso às CONFIGURAÇÕES.
- Passo 2: É o passo mais longo, com as CONFIGURAÇÕES GERAIS.
- Passo 3: Mostra a liberação de TURMAS.
- Passo 4: Mostra a liberação de CURSOS .
- Passo 5: Mostra a liberação do FINANCEIRO .
Siga as orientações abaixo e aprenda a configurar a sua matrícula on-line.
No canto superior direito da tela, clique na ENGRENAGEM de configurações e, logo depois, em "Matrícula/Rematrícula Digital".
Agora, vamos te explicar cada item do menu. Você pode escolher o que mais se adequa à sua escola.
Primeiro, você vai verificar qual modalidade você quer configurar: MATRÍCULA ou REMATRÍCULA.
- PASSO 2 - Item 1:
Matrícula Digital ativa: você pode escolher se quer ativar ou desativar o serviço.
E-mail de Notificação: você pode definir dois e-mails (da escola) para os quais o sistema vai enviar um aviso de nova matrícula.
Campos Obrigatórios: você tem autonomia para definir o que é obrigatório ou não nos campos das fichas de cadastro on-line, fichas de aluno/mãe/pai/contratante.
- PASSO 2 - Item 2:
Quando liberar a matrícula, você vai ter a opção de disponibilizar, via sistema, que o responsável gere o financeiro de forma on-line, selecionando o plano de pagamento disponível (Item 6).
Para isso, você deve ativar o GATILHO. O gatilho é uma forma de concluir a matrícula do aluno quando o sistema detectar a pagamento de uma parcela do(s) centros de receita marcados abaixo.
Quando você aciona o gatilho na coluna OPCIONAL, o responsável possui a escolha de gerar ou não o financeiro para o centro de receita com gatilho acionado.
Já na coluna CONCLUIR MATRÍCULA/ REMATRÍCULA, caso o gatilho seja acionado, o responsável é obrigado a selecionar um plano de pagamento vinculado ao centro de receita e gerar o financeiro do aluno.
Quando a matrícula é realizada, normalmente, ela fica com situação "pré-matrícula". Com o gatilho acionado, a situação muda de "pré-matrícula" para "concluída" de forma automática.
Observação: esse Item 2 é opcional.
- PASSO 2 - Item 3:
No campo ASSINATURA DE CONTRATO, você escolhe se usará a rotina ("SIM" ou "NÃO") e qual será o nome do documento que vai constar na matrícula do aluno quando o responsável financeiro assinar o documento disponibilizado no final do processo.
Lembre-se de que os documentos listados são os que foram configurados na rotina de entrega de documentos.
Assista: Como gerenciar a entrega de documentos? (Vídeo) →
Esse campo só estará disponível para editar, se a instituição possuir o módulo de ASSINATURA ELETRÔNICA, contratado à parte. Caso contrário, o mesmo ficará na cor cinza, não sendo possível realizar as configurações.
O módulo adicional é apenas uma integração com a rotina, para facilitar a assinatura dos documentos pelos responsáveis. Portanto, a assinatura do contrato NÃO CONCLUI a matrícula do aluno.
- PASSO 2 - Item 4:
Neste item, é definido os Termos de Uso que aparecem ao realizar a matrícula. Pode ser um resumo ou prévia do contrato, por exemplo, onde o responsável precisa marcar "aceito" para continuar o processo.
- PASSO 2 - Item 5:
Na PÁGINA DE FINALIZAÇÃO DA MATRÍCULA, há as opções EXIBIR BOTÃO PARA VISUALIZAÇÃO DO FINANCEIRO e EXIBIR BOTÃO PARA A VISUALIZAÇÃO DO CONTRATO. Ambos podem ser configurados como SIM ou NÃO, de acordo com o que a instituição deseja.
Em seguida, você define um texto para exibir na tela quando a matrícula for finalizada. As variáveis disponíveis são itens chave programados, como no exemplo abaixo. Eles servem para buscar dados e inserir no seu texto de forma automática.
Mais para frente, será mostrado como vincular o contrato e liberar financeiro.
Em "MODELO DE E-MAIL DE MATRÍCULA REALIZADA COM SUCESSO", são realizadas as configurações do e-mail automático que será enviado para o responsável pela matrícula, confirmando o sucesso da matrícula.
É a escola que determina quais turmas vão ficar disponíveis para a matrícula on-line. Quem for fazer o processo on-line não pode escolher qualquer turma, somente as liberadas pela escola e que tenham vagas disponíveis.
Para isso, ainda na janela atual, na parte superior da tela, clique no botão CONFIGURAR TURMAS.
Serão listadas suas turmas em andamento e a iniciar, onde, na coluna PERMITIR, você define qual modalidade será liberada para a turma: MATRÍCULA ONLINE APENAS, MATRÍCULA/ REMATRÍCULA, REMATRÍCULA ONLINE APENAS ou NENHUM.
Na coluna CONTRATO, é vinculado o contrato da escola, o documento que é um relatório personalizado para o módulo de Matrícula On-line. Caso não apareça algum documento, faça sua solicitação via ticket. Importante lembrar que Relatórios Personalizados, normalmente, são pagos e possuem um prazo para serem liberados.
Solicite atendimento do suporte Escolaweb →
Em DT Limite, é definido até quando aquela turma ficará disponível para matrícula.
Por fim, na coluna SITUAÇÃO PADRÃO, se define qual situação a matrícula do aluno permanecerá após o processo. Nesta coluna, as situações mais utilizadas são PRÉ-MATRÍCULA ou CONCLUÍDA.
Esse passo é um complemento do passo anterior. Você deve liberar os cursos para matrícula, de acordo com a vontade da escola.
Acesse a tela de CADASTROS e vá em CURSOS.
Em seguida, edite o curso que deseja. Basta clicar no ícone de lápis (no final da linha onde tem o nome do curso). Esse procedimento é individual e deve ser feito para cada curso.
Dentro da configuração do curso, repare no item "Permitir matrícula on-line" e marque SIM, se quiser liberar o curso para o processo on-line.
A liberação do financeiro é opcional. Para liberar as opções de cobrança, semelhante ao artigo de apresentação do matrícula on-line, basta fazer suas tabelas de preço e liberá-las.
Siga o caminho de CADASTROS, acesse TABELAS DE PREÇO e clique em PLANOS DE PAGAMENTOS.
Edite ou crie um plano de pagamento, e veja que existe a coluna MO (Matrícula On-line) e RO (Rematrícula On-line), se constar "N", significa que este plano não está liberado. Se constar "S", significa que este plano está disponível.
Para alterar as informações dessas duas colunas, você deve editar o plano de pagamento referente. Basta clicar no ícone do lápis para abrir a tela de edição e selecionar o que deseja.
O plano pode estar disponível tanto para o MO quanto para o RO, ou somente para uma dessas modalidades. As opções dependerão do que for configurado.
Para visualizar como a página de matrícula on-line ficará para o responsável, veja o artigo de apresentação do módulo clicando aqui.
Se você prefere ver um vídeo sobre o conteúdo acima, basta assistir a aula abaixo:
Caso ainda tenha ficado com alguma dúvida ou precise de ajuda para configurar o módulo de matrícula on-line, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição! 
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