Como configurar a matrícula on-line

Sumário

1 - Contexto
2 - Configurando matrícula online
   2.1 - Configurações gerais
   2.2 - Configurar turmas
   2.3 - Termos e condições
   2.4 - Página de finalização
   2.5 - E-mail de matrícula realizada

1- Contexto

Índice

A matrícula online é uma ferramenta que tem como objetivo tornar o processo de inscrição escolar mais eficiente, ágil e acessível, tanto para os responsáveis quanto para as instituições de ensino. Com a digitalização dos processos, escolas podem otimizar tempo e recursos, enquanto os pais e alunos ganham praticidade ao realizar a matrícula de qualquer lugar, sem a necessidade de deslocamento.

Neste artigo, vamos abordar os passos essenciais para configurar corretamente a base e habilitar o sistema de matrícula online. Uma implementação bem estruturada não só facilita o processo de inscrição, como também contribui para uma melhor gestão escolar, oferecendo mais transparência, segurança e controle sobre as informações dos alunos.

2- Configurando matrícula online 

Índice

A configuração da matrícula online passa por alguns passos essenciais, abaixo detalharemos cada um deles: 

2.1 - Configurações gerais

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Para acessar as configurações de matrícula online, abra o sistema Escolaweb e siga o passo a passo abaixo: 

1. Na tela inicial, clique em “configurações”;
2. Clique em "Matrícula/Rematrícula Digital”;
3. Selecione a opção “Matrícula Digital”;
4. No campo “Matrícula digital ativa” selecione a opção “Sim”;
5. Informe o(s) e-mail(s) de notificação para usuários; 
6. Escolha quais os campos serão obrigatórios; 
7. O campo de “Gatilho para concluir a matrícula/rematrícula no escolaweb”; define quais centros de receitas serão opcionais ou não no momento de finalizar o processo de rematrícula:
   • A - Mantenha ativo em “Opcional?” para que esse centro de receita apareça no momento da matrícula;
   • B - Quando a opção de “Concluir matrícula/rematrícula” estiver ativo, significa que a matrícula do aluno só estará com o status de Concluído, quando o sistema identificar o pagamento do centro de receita correspondente.
     
     
8. Para a assinatura de contrato preencha as informações:
   • A - Em “Usa assinatura eletrônica” defina se o responsável usará ou não a assinatura eletrônica;
   • B - Escolha o “Documento correspondente ao contrato” referente a matrícula.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.2 - Configurar turmas

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É a escola que determina quais turmas vão ficar disponíveis para a matrícula on-line. Para configurar quais turmas vão estar disponíveis na matrícula online, siga o passo a passo abaixo: 

1. Na tela inicial, clique em “configurações”;
2. Clique em Matrícula/Rematrícula Digital”;
3. Na tela de configuração de matrícula, clique em “Configurar Turmas”;
4. Selecione a turma que deseja habilitar e configure as seguintes colunas: 

   • A - Permitir;  

   • B - Contrato;  

   • C - Data Limite; 

   • D - Situação padrão;

   • E - Assinantes; 

5. Clique em Salvar.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Abaixo temos a explicação sobre cada coluna: 

• PERMITIR - Nesta coluna, é definida qual modalidade será liberada para a turma. 
• Contrato - Nesta coluna, é vinculado o contrato da escola, o documento que é um relatório personalizado para o módulo de Matrícula On-line.
• DT Limite - Nesta coluna, é definida a data limite que a turma ficará disponível para matrícula. 
• Situação padrão - Nesta coluna, é definido qual situação a matrícula do aluno permanecerá após o processo.
• Assinantes - Nesta coluna é definido quem vai ser responsável por assinar o contrato.

2.3 - Termos e condições 

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Esta funcionalidade permite editar os termos e condições para a realização da matrícula online. Para realizar a edição, siga o passo a passo abaixo:

1. Na tela inicial, clique em “configurações”;
2. Clique em Matrícula/Rematrícula Digital”;
3. Na tela de configuração de matrícula, clique em “Termos e Condições”;
4. Faça as edições que desejar;
5. Clique em “Salvar Edição”. 

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2.4 - Página de finalização

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Nesta funcionalidade é possível definir o texto que será exibido na tela de finalização da matrícula. Para realizar a edição do texto, siga o passo a passo abaixo: 

1. Na tela inicial, clique em “configurações”;
2. Clique em Matrícula/Rematrícula Digital”;
3. Na tela de configuração de matrícula, clique em “Página de Finalização”;
4. Edite os seguintes campos:
   • A - Exibir página de visualização do financeiro; 
   • B - Exibir botão para visualização do contrato; 
   • C - Variáveis disponíveis;
5. Edite o texto de finalização caso necessário; 
6. Clique em salvar edição. 

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

2.5 - E-mail de matrícula realizada

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Nesta funcionalidade é possível editar o e-mail que será enviado ao finalizar uma matrícula. Para editar as configurações e o texto do e-mail, siga o passo a passo abaixo: 

1. Na tela inicial, clique em “configurações”;
2. Clique em Matrícula/Rematrícula Digital”;
3. Na tela de configuração de matrícula, clique em “E-mail de matrícula realizada”;
4. Escolha quais “Variáveis disponíveis” no e-mail;
5.  Edite o texto do e-mail; 
6. Clique em Salvar edição.

Para melhor visualizar o passo a passo, clique nos 3 pontinhos e selecione "Entrar no modo Tela cheia".

Caso ainda tenha ficado com alguma dúvida ou precise de ajuda, entre em contato com a gente via chat, ticket, WhatsApp ou e-mail atendimento@escolaweb.com.br. Estamos à disposição!